Avtorjev Blog O Finančnem In Poslovnem

5 Spretnosti načrtovanja dogodkov, ki jih potrebujete za uspeh

Spretnosti, ki jih morate imeti, morate biti načrtovalec dogodkov


Če nameravate načrtovati kariero kot načrtovalca dogodkov, bodisi kot neodvisni subjekt bodisi s podjetjem za načrtovanje dogodkov, morate poskrbeti, da se boste dobro znašli v vlogi. Najuspešnejši načrtovalci dogodkov imajo impresivne spretnosti. Spodaj je pet orodij za načrtovanje dogodkov, do katerih boste redno posegali, in tista, ki lahko izboljšajo vaš uspeh.

Bodite visoko organizirani

Pri načrtovanju dogodkov je uspeh v podrobnostih. In veliko jih je! Spremljanje številnih opravil, več prodajalcev in nenehno spreminjanje seznamov opravkov naenkrat - hkrati pa je vesela vaše stranke - je lahko za nekatere izziv in za druge zastrašujoče. Za uspešno načrtovanje dogodkov je potrebno biti visoko organiziran. Za tiste, ki sestavljajo in upravljajo sezname opravkov v svojem osebnem življenju, je organiziranje morda naravno. Za druge, ki si ne želijo zapomniti rokov ali prevzeti kemičnega čiščenja, bo morda potrebno več truda.

Načrtovalci dogodkov lahko upravljajo po en dogodek hkrati ali so v fazi načrtovanja več dogodkov hkrati. Nekateri dogodki, kot so letne konference, trajajo več kot eno leto, zato morajo načrtovalci dogodkov ostati organizirani na dolgi razdalji.

Organizacijskih orodij za načrtovalce dogodkov je veliko, od programske opreme za sledenje registracije do predloge za obrazce in preglednice. Kontrolni seznam za načrtovanje dogodkov, ki je prilagojen za vsak dogodek, je eno najdragocenejših orodij za načrtovanje dogodkov, ne glede na vaše naravne organizacijske sposobnosti. Zato si omislite organizacijski sistem, ki deluje za vas, saj je to ena najpomembnejših veščin načrtovanja dogodkov, ki jih lahko imate.

Bodite osebni

Kaj imajo vsi dogodki skupnega? Ljudje. Uspešni načrtovalci dogodkov so personalizirani, angažirani, dobri pogovori in odlični poslušalci. Načrtovanje dogodkov je družbena stroka, saj je rezultat - sam dogodek - skupina ljudi, velika ali majhna. Razumevanje ljudi in uživanje v pogovoru z njimi je del posla. To ne pomeni, da boste kot načrtovalec dogodkov večino dneva preživeli na kosilih s strankami in koktajlu na družabnih prireditvah. Načrtovanje dogodkov je naporno in veliko ga porabimo za mizo s telefonom ali računalnikom, vendar je osebno vedenje nujno, ko se lotite ene od teh običajnih nalog načrtovanja dogodkov:

  • Pogajanje s hoteli
  • Pogovor z meniji z gostinskimi managerji
  • Srečanje s prodajalci
  • Sporočanje idej o dogodkih potencialni stranki
  • Omrežje kadarkoli in kjer koli
  • Nadzor osebja dogodkov
  • Delo na dogodku in interakcija z gosti in delavci

V vsakdanjem življenju se nas večina spomni prijetnih in koristnih ljudi, s katerimi sodelujemo, in ta interakcija lahko naredi izkušnjo veliko bolj konstruktivno za obe strani. Poznavanje odnosov z različnimi osebnostmi, povezovanje z nekom in pozitiven vtis sta ključ do uspeha. Nihče ne želi sodelovati ali pomagati nekomu, s katerim je težko govoriti, težko razumeti ali nesramen in neprofesionalen, zato menite, da je personalizacija bistvena veščina načrtovanja dogodkov.

Poslušajte in jasno komunicirajte

Odlične komunikacijske spretnosti so bistvene v mnogih poklicih. Napačno komuniciranje lahko pri načrtovanju dogodkov povzroči številne težave tako za načrtovalca dogodkov kot za stranko, preprost nerazumevanje pa lahko povzroči katastrofalne rezultate. Zato je sposobnost poslušanja ključnega pomena, tako da razumete potrebe stranke. Tu je nekaj primerov komunikacij in kako se te veščine načrtovanja dogodkov uporabljajo pri načrtovanju dogodkov:

Pisna komunikacija:

  • Pisanje predlogov za dogodke za bodočo stranko
  • Ustvarjanje materialov za trženje vašega podjetja
  • Pisanje pogodb za stranke in prodajalce
  • Sestava zahvalnih zapisov gostujočim predavateljem in VIP osebam

Verbalna komunikacija:

  • Sposobnost razlage obsega in namena dogodka
  • Učinkovito sporočanje svojih idej nadzorniku, stranki ali prodajalcu
  • Razumevanje in obdelava predloženih informacij, kot so pomisleki stranke ali vprašanja gostinca
  • Spretno pogajanje o hotelskih cenah, podrobnostih o pogodbah ali dodatkih ponudnika

Bodi ustvarjalen

Uspešni načrtovalci dogodkov imajo ideje, veliko jih je. In s to ustvarjalnostjo pride tudi sposobnost pretvorbe ideje v nekaj oprijemljivega. Celo načrtovalci lahko vzamejo vizijo in jo oživijo. Od razvoja edinstvene teme za zabavo do oblikovanja cenovno ugodne rešitve za dekoriranje, ki ustreza majhnemu proračunu, je kreativnost bistvenega pomena pri načrtovanju dogodka. Ustvarjalnost igra tudi vlogo pri reševanju problemov. Sposobnost ustvarjalnega razmišljanja za razvoj rešitev za težave lahko pozitivno vpliva na uspeh vašega dogodka.

Večopravilnost

V različnih fazah procesa načrtovanja dogodkov je na voljo veliko nalog. Morda se pogajate o hotelski pogodbi, se srečate s stranko, da bi razpravljali o morebitnih gostujočih govorcih, rezervirali gostinca, se pogovorili s prodajalci najema in raziskali možnosti za zabavo. In to samo za en dogodek. Dodajte več dogodkov v fazah načrtovanja naenkrat, končni rezultat pa je žongliranje. Uspešni načrtovalci dogodkov morajo vedeti, kako učinkovito izvajati večopravilnost in obdržati številne vidike dogodka hkrati, ne da bi pri tem odvrgli žogo.

Uspeh pri načrtovanju dogodkov je v sposobnosti, da določite prednostno nalogo in se osredotočite na vsako nalogo v prednostnem vrstnem redu, ne da bi se motili pri drugih stvareh ali pa vas bodo preplavile številne stvari, ki potrebujejo vašo pozornost. Ostati miren, osredotočen in prilagodljiv so atributi uspešnega multitaskerja.


Sorodni Članki:

✔ - Samostojno ustvarjalno pisanje, storitve oddaje

✔ - Bi morali restavracije ponuditi zdrave menijske možnosti?

✔ - 5 Načinov za raziskovanje redkega predmeta pred prodajo na eBayu


Pomoč? Delite To S Svojimi Prijatelji!