Avtorjev Blog O Finančnem In Poslovnem

7 Nasvetov za upravljanje e-pošte za hitro povečanje produktivnosti

E-pošta je bistven del majhnega podjetja, vendar pogosto lahko postane velik beg časa. Naučite se, kako narediti upravljanje e-pošte bolj produktivno.


Eden najpogostejših izzivov za lastnike malih podjetij je uravnoteženje potrebe po doseganju veliko, kar se nikoli ne zdi dovolj časa. Smo pogosto preveč načrtovani kup in večina od nas bi lahko izkoristila nekaj dodatnega časa ali vsaj bolj produktivno uporabo časa, ki ga imamo.

Kar zadeva upravljanje s časom, je pogosto izziv, kako naj produktivneje izkoristiti čas. Dobro mesto za začetek je upravljanje e-pošte; to je eno področje, ki je na vrhu seznama ubijanja časa za številne lastnike malih podjetij.

Ker je e-pošta stalna oblika komunikacije in nimamo popolnega nadzora nad dohodnim tokom, si moramo prizadevati za izboljšanje svoje produktivnosti pri načinu prejemanja, organiziranja, odgovarjanja in razmišljanja o e-pošti. Spodnji nasveti vam bodo pomagali ustvariti sistem za upravljanje e-pošte na način, ki podpira produktivnost, namesto da bi jo zaužili.

1. Izklopite obvestila

E-pošta ponavadi prihaja ves čas dneva in noči, zato je ključnega pomena, da nadzorujete, kako se tok dohodnih sporočil prilega vašemu dnevu. Izklopite nova obvestila o sporočilih v računalniku in pametnem telefonu, da preprečite nenehne motnje in motnje v svojem urniku, in preverite, ali je poštno, če vam ustreza.

2. Odločite se, kako uporabljati mapo »Prejeto«

Glede upravljanja e-poštnih sporočil je veliko različnih filozofij. Prejeto sporočilo lahko uporabljate kot predloge, ga omejite na samo sporočila z visokim prioritetom ali ga naredite za seznam delovnih nalog. Ključno je, da izberete en namen za mapo »Prejeto« in se je držite.

3. Ustvarite e-poštne sezname in črne sezname

Večina e-poštnih odjemalcev in ponudnikov e-pošte omogoča uporabnikom, da sestavijo sezname varnih naslovov, s katerimi zagotovijo, da se ta sporočila prebijejo, medtem ko na črni seznam ali blokirajo, kar menite, da so naslovni naslovi. Vzemite si čas za posodobitev teh seznamov, da ohranite čisto pošto dohodne e-pošte.

4. Nastavite timer in paketni postopek

Nekaterim lastnikom malih podjetij koristi, da imajo žep čas v svojem dnevu samo za e-pošto. Če vam to uspe, odložite določen čas dneva za odzivanje na sporočila, premaknite delovne predmete na seznam opravil, izbrišite neželeno pošto in si oglejte, kaj bo še naprej pozorno.

5. Za avtomatizacijo postopka uporabite pravila

Če želite še bolj poenostaviti postopek upravljanja e-pošte, v e-poštnem odjemalcu uporabite pravila, ki razvrščajo, označujejo, premikajo in organizirajo sporočila. Čeprav boste potrebovali nekaj časa, da ustvarite pravila, ki podpirajo način uporabe e-pošte, ko jih ustvarite, pa lahko zmanjšate pomemben del časa za obdelavo e-pošte.

6. Začnite s pametnim telefonom

Številni lastniki malih podjetij imajo pametne telefone, tako da lahko ostanejo v stiku in so na delu, tudi ko niso v pisarni. Če na mobilni napravi pogosto preverjate e-pošto, lahko prihranite veliko časa, ko preberete in začnete obdelovati sporočila, medtem ko ste mobilni. Tudi če preprosto izbrišete neželeno pošto in sporočila, ki jih ne potrebujete za shranjevanje, imate lahko koristi od poenostavljene pošte, ko se vrnete v pisarno.

7. Če tega ne preberete, odjavite

E-poštne novice in druga e-poštna trženjska sporočila so lahko odličen način, da ostanete povezani s strankami, sodelavci, partnerji in drugimi podjetji, ki vas zanimajo, vendar se ta sporočila lahko hitro zberejo. Če določene ponavljajoče se pošte v več številkah niste prebrali, prekinite naročnino. Omejitev e-novic in drugih samodejnih sporočil na samo tista, ki jih redno berete, je lahko preprost način za zmanjšanje večjega števila prejetih sporočil.

Za še več orodij, ki vam bodo pomagala postati bolj produktivna v vašem majhnem podjetju, preglejte ta seznam 101 aplikacij za produktivnost.


Sorodni Članki:

✔ - Poslovni načrt: Ne samo načrt

✔ - Kako ostati motiviran, ko se počutim premalo cenjen

✔ - Kako ustvariti popolno predstavitev medija


Pomoč? Delite To S Svojimi Prijatelji!