Avtorjev Blog O Finančnem In Poslovnem

Najboljši sistem za upravljanje s časom

Upravljanje svojega časa, namesto da bi ga samo spremljali


Številni ljudje napačno spremljajo čas za upravljanje s časom. Versko spremljajo vse, kar počnejo vsak dan, več tednov ali celo mesecev. In potem prenehajo, ker niso zaznali nobenih pozitivnih sprememb. Seveda so odpravili nekaj dogodkov in dali prednost nekaterim drugim. Toda v resnici niso ničesar uspeli; pravkar so ga preuredili. Na koncu dneva so še vedno zmešani in frustrirani.

Vendar sledenje temu, kako preživite čas, ni upravljanje časa. Upravljanje časa je sprememba načina preživljanja časa. Za učinkovito upravljanje s časom morate uporabiti sistem upravljanja s časom, ki vam bo pomagal videti, kje lahko in kaj je treba narediti... kar pomeni, da je prvi korak upravljanja časa analiziranje, kako dejansko preživite svoj čas, tako da lahko ugotovite, katere spremembe hočeš narediti.

Uporabite kategorije za učinkovit sistem

Kako dejansko upravljate s časom? Skrivnost učinkovitega sistema upravljanja s časom je v kategorijah. Poglej svoj koledar za jutri. Verjetno je že polno dogodkov in dejavnosti, ki si jih upate izvesti.

Ko delate ali kasneje, boste prazne prostore zapolnjevali s podrobnostmi o tem, kaj ste dejansko storili. Na koncu dneva si oglejte seznam in vsako nalogo in / ali dogodek označite z eno od naslednjih kategorij. Koliko časa ste v delovnem dnevu dejansko porabili:

  • Odstranjevanje požarov: Nepričakovan telefonski klic. Poročilo, ki je potrebno za sestanek, ki bi ga bilo treba natisniti včeraj. Manjkajoča datoteka, ki bi morala biti na vaši mizi. Koliko dneva ste dejansko preživeli v kriznem načinu? Za večino ljudi je to negativna kategorija, ki črpa njihovo energijo in posega v njihovo produktivnost.
  • Odpravljanje motenj: Po razpisu dogodkov tej kategoriji bodo verjetno na vrhu seznama telefonski klici in osebe, ki vas zapustijo iz pisarne. Ponovno je za večino ljudi to negativna kategorija, ker posega v (in včasih ubija) produktivnost.

  • Opravljanje načrtovanih nalog: To je najbolj pozitiven izkoristek časa med delovnim dnem. Imate nadzor in uresničujete tisto, kar ste želeli doseči. Načrtovane naloge lahko vključujejo telefonske klice, sestanke z osebjem, celo sprejemanje odgovorov na e-pošto - če so to naloge, ki ste jih uvrstili na dnevni red.
  • Delo neprekinjeno: Morda ne delate naloge, ki ste jo načrtovali, vendar morate nekaj doseči in za večino ljudi je to zelo produktiven, pozitiven način dela.
  • Neprekinjen čas mirovanja: Tisti časi med delovnim dnem, ki se uporabljajo za ponovno energijo in preusmeritev. Kosilo ali popoldanski oddih lahko štejeta če so neprekinjene. Če imate dovolj sreče, da sodelujete s podjetjem, ki ponuja prostore za vadbo na kraju samem ali prostore za spanje (Fortune), bi tudi to štelo. Vsi potrebujejo določeno količino neprekinjenih izpadov, vgrajenih v svoj dan, da so produktivni v svojem delovnem času.

Teden preteklosti je ključ prihodnosti

Zdaj, ko razumete kategorije tega sistema upravljanja s časom, je čas, da jih uporabite za analizo vašega "tipičnega" delovnega tedna. Pojdite nazaj in izberite pretekli tipični teden, ki ga uporabljate za koledarski sistem, ki ga uporabljate za seznam sestankov in dejavnosti v vsakdanjem življenju.

Vsak delovni dan pojdite skozi vnose in jih razvrstite po zgornjih kategorijah upravljanja časov, če še niste. Če boste vsak dan tekali na dnu, boste lažje videli, kako ste vsak dan porabili svoj delovni čas.

Zdaj imate podatke, ki jih potrebujete za spremembo načina preživljanja časa v službi. Ali porabite preveč časa za gašenje požarov? Nato morate izvesti organizacijske ali fizične spremembe, da preprečite ali odložite te nenehne krize. Na primer, očistite in preuredite mizo, da boste lahko enostavno našli datoteke, ki jih potrebujete, in vzpostavili rutino, kako datoteke, ki jih potrebujete za naslednji dan, postavite na mizo, preden se odpravite na dan.

Ne delate dovolj neprekinjenega izpada med delovnim dnem? Nato morate za svoj delovni dan načrtovati čas. Na primer, prenehajte jesti kosilo za mizo in fizično zapustite stavbo po predvidenem času kosila.

Ali pa razporedite 10 do 15 minutno "vdolbino" v popoldne, da si privoščite malico in se raztegnete v svoji pisarni. Predvideni izpadi načrtov ne smejo biti dolgi. Samo pet minut, porabljenih za nekaj povsem ne-delovnega, je lahko dovolj osvežilca za povečanje vaše produktivnosti in dobrega počutja.

Učinkovito lahko upravljate svoj čas

Z uporabo delovnih kategorij upravljanja s časom in s spremembami, ki jih boste morali v delovnem dnevu preživeti v pozitivnih kategorijah in manj v negativnih kategorijah, boste resnično lahko učinkovito upravljali svoj čas - in doseči pravi cilj upravljanja s časom, da se počutimo bolje.


Sorodni Članki:

✔ - 9 Razlogov, da mora biti vaše podjetje brez povezave prisotno na spletu

✔ - Vodnik za preživetje malih podjetij v težkih časih

✔ - Kdaj napolnite GST / HST


Pomoč? Delite To S Svojimi Prijatelji!