Avtorjev Blog O Finančnem In Poslovnem

Običajne napake odvetnikov naredijo pri pošiljanju elektronske pošte in kako se jim izogniti

Tu je seznam pogostih napak, ki jih odvetniki naredijo v svoji praksi pri pošiljanju e-poštnih sporočil, skupaj z nasveti, kako se jim izogniti.


Odvetniki so znani po previdni naravi, a kot vsi drugi, lahko tudi pri uporabi e-pošte delajo napake. Nekateri postanejo grozljive zgodbe, drugi pa le zadrega. Sledijo pogoste napake, ki jih odvetniki delajo v e-poštnih sporočilih.

Pošiljanje »Od mize«

Ta staromodna terminologija je neumna in pretenciozna. Še huje, del ali celotno ime pošiljatelja je odrezano, ker večina e-poštnih nabiralnikov ne prikazuje tako dolgo pošiljateljevih imen.

Samo uporabite svoje ime.

Dodajanje fancy cvetov

Nekateri odvetniki skušajo biti ustvarjalni z videzom svojih e-poštnih sporočil. Fantastični razcvet v podpisih je pogost, prav tako nepotrebna grafika ali umetniško delo. Vse, zaradi česar so besede težko berljive, je slaba ideja. Prav tako sporočilo počasneje odpira. Naj bo preprosto. Ne prodajate svoje umetniške sposobnosti.

Pozabi na uporabo bloka podpisov

Večina e-poštnih sistemov ima enostaven blok za samodejno podpisovanje. Z njim odpravite tveganje, da boste pozabili vključiti osnovne podatke, kot so vaše ime, naslov in telefonska številka. Nekateri odvetniki svoje elektronske noge spremenijo v mini reklame, drugi pa minimalistično. Mnogi dodajo obvestilo o zasebnosti ali zakonito odpoved. Vse to so sprejemljive uporabe bloka podpisov e-poštnih sporočil.

Pošiljanje e-pošte, medtem ko je jezen

Odvetniki so lahko še posebej v nevarnosti, da bodo e-poštno sporočili, čeprav so jezni, čeprav se to lahko zgodi komu.

V starih časih so imeli odvetniki sekretarje, ki so vnašali pisma in veliko zaostajali pred pobiranjem pošte. Znova ustvarite to obdobje za ohlajanje zase, preden odpustite e-poštno sporočilo. To bi lahko povzročilo razliko med ohranjanjem ali izgubo strank, prijateljev in denarja.

Če ne reagiram hitro

Nekateri odvetniki domnevajo, da za e-pošto velja staro petdnevno pravilo za odzivanje na poslovno korespondenco.

Ne gre. Ljudje pričakujejo hitrejše odzive na e-pošto kot pismo, poslano po pošti. Poskusite odgovoriti v 24 urah. Če je zadeva zapletena, pošljite potrdilo in obvestite osebo, kdaj lahko pričakuje odgovor. V nasprotnem primeru se stranki prepušča špekuliranje, ali prihaja kakšen odziv.

Pošiljanje pošte na napačni naslov

Funkcija samodejnega dokončanja e-poštnih sistemov je v veliko korist, vendar povečuje tveganje pošiljanja e-pošte napačnemu prejemniku. To bi lahko bila le manjša zadrega, v nekaterih primerih pa bi lahko pomenila poklicno malomarnost. Ne zaupno pošljite zaupne komunikacije odjemalca nasprotnemu odvetniku ali drugi stranki.

Uporaba "Odgovori vsem" brez dvojnega preverjanja

Recite, da nasprotujoči zagovornik vam pošlje e-poštno sporočilo s predlogom ali trditvijo. Elektronsko sporočilo posredujete drugim odvetnikom v vašem podjetju, ki so vpleteni v primer. Kmalu se sprosti uporaba gumba "odgovori vse" in nihče ne opazi, da se nasprotni odvetniki prepisujejo na interno razpravo v vaši družbi. Zgodi se. Ko pritisnete »Odgovori vsem«, preverite vsak e-poštni naslov na seznamu prejemnikov, preden pritisnete Pošlji.

Uporaba naključnih predmetnih vrstic

Preprosta in poučna tematika, kot sta "primer Parkerson" ali "dogovor, ki ga je predlagal Smith", najbolje deluje.

Ne puščajte zadevne vrstice prazno ali bo vaše sporočilo spregledano. Vaš ton naj bo resen in profesionalen, izogibajte se skušnjavi, da bi uporabil temo, kot je "moja idiotska stranka" ali "neumen ukaz sodnika." Nikoli ne pozabite, da je e-poštno sporočilo mogoče poslati vsem.

Ne prepirajte se prek e-pošte

Ko ljudje govorijo iz oči v oči, obrazni napisi in vokalni toni pomagajo, da se njihova namera javi. Pri telefonskih klicih govorni signal sporoča, če naj bi bila izjava sarkastična, šaljiva ali resna. Toda v e-pošti je nevarno enostavno popolnoma napačno prebrati namero osebe in neustrezno odgovoriti.

Odvetniki, ki se ves čas prepirajo, so morda še posebej ogroženi. Odziv las na zaznano nesramnost ali sovražnost je lahko katastrofalen. Počakajte nekaj časa in nato ponovno preberite sporočilo. Tudi če še vedno zaznavate nevljudnost, se poskusite odzvati vljudno.

Morda boste ugotovili, da situacijo razbremeni.


Sorodni Članki:

✔ - Najem prostih delovnih mest in izguba kredita pri vlaganju v nepremičnine

✔ - Franšizing izdelkov in trgovskih imen

✔ - Najslabše izjave o predstavniških misijah na drobno


Pomoč? Delite To S Svojimi Prijatelji!