Avtorjev Blog O Finančnem In Poslovnem

Ustvari priročnik za zaposlene / Priročnik o politikah in postopkih

Ustvari priročnik za zaposlene (priročnik za pravilnike in postopke), da pojasni politike in zagotovi informacije o ugodnostih.


Preden začnete pisati priročnik, bodite previdni:
Bodite prepričani, da vam odvetnik, ki je strokovnjak za področje delovnega prava, pregleda vaš priročnik, da se prepričate, da v njem ni ničesar, kar bi vam lahko povzročilo težave. Če plačate pooblaščenca za pregled tega mnenja, bi vas lahko prihranilo, če bi vključili nekaj, kar bi bralec lahko napačno razumel.

Uvod v vaš priročnik za zaposlene je več kot le nekaj besed o vašem podjetju. Vaši zaposleni omogočajo razumevanje pomena priročnika in vključuje območje, na katerem lahko zaposleni podpišejo, da potrdijo, da so prebrali priročnik. Tu je več informacij o tem, kaj vsebuje razdelek Uvod:

  • Zgodovina vašega podjetja
    Na kratko opišite svoje podjetje, vključno z njegovim začetkom in pomembnimi dogodki v svoji zgodovini.
  • Vaša izjava o namenu ali misija.
    Če ste za svoje podjetje ustvarili vizijo ali izjavo o poslanstvu, o tem razpravljajte tukaj. Izjava vaše vizije pomaga zaposlenim, da vidijo, v kaj verjamete, in jih navduši nad delom za vaše podjetje.
  • Pismo dobrodošlice
    Vključite pismo dobrodošlice, neposredno nagovorite zaposlene in jim sporočite, kako pomembni so po vašem mnenju za organizacijo.

  • Izjava "To ni pogodba"
    V pozdravnem pismu ali v posebni izjavi navedite izjavo, s katero boste zaposlenim sporočili, da jim ne daje nobenih garancij: "Ta priročnik ne predstavlja pogodbe o zaposlitvi in ​​tudi ne zagotavlja zaposlitve."
  • Stran s podpisom
    Vključite izjavo, da morajo vsi novi zaposleni podpisati priročnik in pokazati, da so dokument prebrali in ga razumejo.

Uvod je pomemben del priročnika za zaposlene. Bodite prepričani, da vaš odvetnik pregleda ta oddelek še posebej.

Ustvarjanje priročnika za zaposlene

Prvi večji del priročnika za zaposlene vsebuje politike zaposlenih. Ti pravilniki dajejo zaposlenim informacije o njihovih pričakovanjih od njih.

Ugodnosti zaposlenih

Zadnji del priročnika za zaposlene opisuje prednosti in prosti čas, ki ga zagotavljate zaposlenim:

  • Obiskanost in točnost: Vključite razdelek, v katerem je navedeno, da se od zaposlenih pričakuje, da bodo vsak dan v službi. Opredelite "pretirano" odsotnost in "običajno" zamujanje.
  • Odmori, čas kosila, bivalni prostor: Ali lahko zaposleni kadar koli odmorijo ali obstajajo določeni odmori? Kaj pa kosilo? Opišite protokole za uporabo bivalnega prostora.
  • Računalniška programska oprema in dokumenti: Ozavestite zaposlene o zakonih o avtorskih pravicah v zvezi z dokumenti. Katerih dokumentov ni mogoče kopirati? Katere kopije so lahko narejene v programski opremi? Kje so licence za programsko opremo in kaj pravijo?

  • Zaupnost; darila: Državne politike v zvezi s poslovnimi zadevami in lastniškimi postopki. Zaposleni ne smejo jemati daril od strank, razen zelo majhnih žetonov.
  • Disciplina / prenehanje: Opišite postopke za disciplino, vključno s opozorili, pisnimi in ustnimi. Vključite postopek za pritožbe, tudi za majhno pisarno, tako da zaposleni menijo, da imajo "kam iti". Opišite okoliščine, v katerih lahko zaposlitev preneha. Koliko je obvestila? Kako se plačuje akumulirani dopust?
  • Droge in uživanje alkohola; politika kajenja: Navedite, da je uporaba drog ali alkohola v prostorih podjetja razlog za takojšnjo odpustitev. Ali dovoljujete kajenje v prostorih podjetja?

  • Izjava EEOC: Ne diskriminirate nikogar iz kakršnih koli razlogov; lahko tudi razpravljate o nastanitvi za verske obrede in politike glede prosilcev in zaposlenih s posebnimi potrebami.
  • Enako plačilo: Plačo zaposlenega ocenite glede na raven položaja in uspešnost, ne pa na zunanje dejavnike, kot je spol.
  • Ocene: Povejte zaposlenim, kako in kdaj izvajate preglede uspešnosti.
  • Status zaposlenega (polni delovni čas v primerjavi s krajšim delovnim časom; poskusni): Opišite tedenske ure, potrebne za zaposlitev s polnim delovnim časom (32? 35? 40?). Ali imajo zaposleni s polnim delovnim časom ugodnosti (na primer zdravstveno zavarovanje), ki jih delajo s krajšim delovnim časom? Ali honorarji prejemajo plačan dopust?

  • Nadlegovanje: Navedite, da vaše podjetje tega ne prenaša niti med zaposlenimi niti med strankami. Pogovorite se o obravnavanju pritožb nadlegovanja.
  • Najemne politike: Opišite, kako oglašujete položaj, znotraj in zunaj, in postopek razgovora.
  • Office Dress code: Morda boste želeli vključiti splošno izjavo o spoštovanju pravil oblačenja, vključno z lasmi, ličili, nakitom. Če morajo zaposleni nositi posebne uniforme, kdo jih plača? Kdo plača čiščenje? Zloraba ali zloraba je lahko "samo razlog" za odpoved.

  • Usmerjenost / usposabljanje novih zaposlenih: Opišite program vašega usposabljanja in orientacije na delovnem mestu. Ali se čas orientacije plačuje?
  • Plačilni roki / časovni listi / plače / nadure: Kako pogosto so plačani zaposleni? (Značilna sta vsaka dva tedna ali dvakrat na mesec.) Poudarite, da morajo vsi zaposleni vzdrževati časovne liste / časovne karte; kdaj jih je treba vstaviti? Navedite, da plače vključujejo informacije o odbitkih in podatke o letnem datumu. Navedite, kdaj so zaposleni upravičeni do nadur.
  • Parkiranje za zaposlene: Opišite svoje parkirišče in morebitne omejitve njegove uporabe. Ali zaposleni potrebujejo parkirno kartico za vstop v sklope? Kako se spremljajo sklopi?

  • Osebni telefonski klici in obiskovalci: Opišite svoje pravilnike glede obiskovalcev in osebnih telefonskih klicev.
  • Poskusna doba: Dobro je vključiti časovno obdobje, običajno največ 90 dni, v katerem se oceni novi zaposleni in zaposlitev je "začasna" ali "po volji." Po tem poskusnem obdobju lahko prilagodite plačilo in tako spodbudite novega zaposlenega. Običajno poskusni uslužbenci ne prejmejo ugodnosti, vendar boste poskusne uslužbence plačali za plačane počitnice, ki sodijo v preizkusno dobo? Ali poskusni uslužbenci v tem času začnejo obračunavati čas za izračun regresa?

  • Odstopi: Zahtevajte, da vas zaposleni, ki želi odstopiti, odpove vsaj dva tedna.
  • Vremenski dnevi: Opišite, kako in kdaj boste obvestili zaposlene, če je podjetje zaprto zaradi slabega vremena. Vključite izjavo o tem, kako boste ravnali s počitnicami zaposlenih zaradi vremenskih razmer, ko podjetje ostane odprto.
  • Čakalne dobe: Ali morajo zaposleni počakati določen čas, da dobijo ugodnosti? Ali lahko poskusni delavci začnejo obračunavati (kopičiti) ugodnosti?
  • Plačani odsotni čas (počitnice, osebni dnevi, bolniški čas): Ta razdelek obravnava na različne načine. Ne obstaja zvezni zakon, ki bi zahteval, da zaposlenemu plačujete za prosti čas, vključno s počitnicami, počitnicami, osebnim časom ali bolniškim časom, čeprav je "prosti čas" visoko na seznamu pričakovanj zaposlenih. Zaposleni imajo možnost odmora brez plačila. Vsak plačani prosti čas bo neposredno vplival na vašo produktivnost in storitve za stranke. Eden od načinov za reševanje tega je zagotavljanje splošne ugodnosti "plačanega odmora", ki se sčasoma nabere do največ "x" ur. Plačani čas se lahko uporabi v kakršne koli namene. Ta postopek nagrajuje zaposlene, ki so na delovnem mestu vsak dan in jim nudi možnost, da si vzamejo dopust ali občasne osebne dni. Od zaposlenih zahtevajte, da načrtujejo PTO precej vnaprej, razen za bolezni.

  • Ko končate ta odsek, ste ga skoraj pripravljeni pokazati zaposlenim. Preden to storite, ga odnesite na pregled do svojega odvetnika ali odvetnika, ki je strokovnjak delovnega prava.
  • Počitnice: Opišite upravičenost do dopusta; kako dolgo mora delati delavec, da ima pravico do počitnic? Kako se določi dolžina? Kako se plačajo počitnice? Kaj se zgodi, če nekdo odide; ali prejme plačilo za neizkoriščen čas dopusta? Večina delodajalcev zaposlenim ne dovoli prejemanja plačila namesto na počitnicah iz več razlogov. Ne dovolite, da zaposleni prenaša počitnice do naslednjega leta; vsi bi si morali vsako leto vzeti dopust. Kdaj morajo zaposleni objaviti počitniške načrte? Kdo ima prednost pri načrtovanju?

  • Prazniki: Noben zvezni zakon ne zahteva plačila počitnic; če je pisarna zaprta, vam tega časa ni treba plačevati. Katere plačane počitnice zagotavljate? Navedite posebne praznike za vsako leto. Lahko se odločite za spremembo počitnic iz leta v leto, običajno pa boste morali ohraniti enako število. Ali morajo zaposleni delati dan pred in po prazniku, da bi prejeli plačilo za dopust? Za praznike vam ni treba plačevati honorarnih delavcev, tudi če jih prejmejo zaposleni s polnim delovnim časom. Če se odločite, da boste določen dan zaprli pisarno in ne plačevali zaposlenih, jih o tem predhodno obvestite.

  • Bolniški čas / Osebni dnevi: Večina majhnih pisarn predstavlja veliko breme za plačilo zaposlenim za dodaten prosti čas, kar zadeva osebje in finančne stroške. Zaposlenim boste morda želeli dati omejeno število plačanih osebnih / bolniških dni v letu, vedoč, da jih bodo verjetno vzeli, ne glede na to, ali jih potrebujejo ali ne. Te dni boste morda želeli skupaj določiti kot "osebne" dneve, vključno z bolniškimi dnevi; ne delajte si ljudi, da bi bili lažni, da bi imeli prost dan. Ne dovolite, da zaposleni prenašajo te dni na drugo leto; jih uporabite ali jih izgubite. Ali lahko zaposleni vzamejo pol ure ali določeno število ur, ne pa cel dan? Zaposleni s krajšim delovnim časom običajno niso upravičeni do bolniškega časa. Opišite postopek za zahtevo osebnih / bolniških dni.

  • Dolžnost žirije: Če zaposleni prejme vabilo za dolžnosti porote, morate zaposlenim dati prosti čas. Kako se boste lotili tega? Ali jih boste plačali v tem času? Ali boste od njih zahtevali, da vložijo plačilo žirije ali ga bodo obdržali? Bodite prepričani, da upoštevate scenarij "najslabšega primera" v tem razdelku.
  • Listi odsotnosti: Čeprav vam ni treba zagotoviti neplačanega dopusta, boste morda želeli upoštevati to določbo, zlasti za dragocene zaposlene. Kakšen je najdaljši čas, ko lahko nekdo izkoristi neplačani dopust in še vedno zagotovi svoje delovno mesto ob vrnitvi na delo? Če sklenete zavarovanje, lahko oseba to zavarovanje nadaljuje, če plača premije? Kaj se zgodi, ko se zaposleni vrne; ali prejme nekdanji položaj?

  • Vojniški dopust: Zakon o pravicah iz leta 1994 o pravicah zaposlovanja in ponovne zaposlitve zahteva, da se delodajalci primerno potrudijo za izpopolnjevanje ali izpopolnjevanje veščin zaposlenih, ki se vračajo z vojaške dolžnosti. Kaj pa zaposleni, ki hodijo v poletni tabor ali k drugim kratkoročnim vojaškim obveznostim? Kako bo obravnaval njihovo vrnitev?

Ko končate ta odsek, ste ga skoraj pripravljeni pokazati zaposlenim. Preden to storite, ga odnesite na pregled do svojega odvetnika ali odvetnika, ki je strokovnjak delovnega prava.

Izjava o omejitvi odgovornosti

Nisem odvetnik in ne nudim pravnih nasvetov. Ta članek je na voljo za informacije in se nanj ne sme sklicevati. Za ta dokument in vse te dokumente se posvetujte s pooblaščencem.


Sorodni Članki:

✔ - Kako razviti učinkovite ključne kontrolne politike

✔ - Standardna stopnja kilometrine IRS do leta 2018

✔ - Knjigovodstvo za transakcijske zaloge


Pomoč? Delite To S Svojimi Prijatelji!