Avtorjev Blog O Finančnem In Poslovnem

Ustvarite profesionalno glasovno sporočilo zunaj Officea

Tukaj je nasvetov, kako ustvariti profesionalno govorno sporočilo iz pisarne in samodejni odgovor, da bodo vaša e-poštna sporočila odgovorila za vas, ko vas ni.


Odločili ste se za dopust, da bi ujeli kakovostni čas z družino in prijatelji. To pomeni, da je treba glasovna sporočila in e-poštna sporočila spremeniti tako, da odražajo stanje zunaj pisarne. Ključnega pomena je, da se ustvari profesionalno glasovno sporočilo in samodejni odgovor po e-pošti po e-pošti, da bi stranke in sodelavce opozorili, da se odpovedujemo s poslom.

Še pomembneje pa je, da je treba navesti informacije o tem, kako vzpostaviti stik z nekom v poslu, ko je odsoten. Zelo frustrirajoče bi bilo, če bi stranko zavrnili in ne ve, kako bi vas kontaktiral. Ni važno, ali je vaš položaj v prodaji, storitvah ali celo razvoju izdelkov. Vsi klici strank so pomembni in se jih morate strokovno udeležiti.

Vsebina e-pošte

Vsebina e-poštnih sporočil, ki opozarjajo stranke in sodelavce, ki poskušajo komunicirati z vami po e-pošti, mora biti skladna z vsebino glasovnega sporočila, ki bo pozdravilo klicalce. Če uporabljate Outlook 2010 in ste povezani prek strežnika Microsoft Exchange, najprej kliknite zavihek File in nato ikono Samodejni odgovori.

Nato se bo začel postopek ustvarjanja začasnega e-poštnega sporočila, ki se pošlje vsem, ki ste poslali e-poštno sporočilo, ko ste zunaj pisarne. Samodejni odgovor je poslan, ker ste omogočili to začasno sporočilo.

Če niste povezani prek strežnika Microsoft Exchange, je postopek nekoliko drugačen, ker na teh vrstah e-poštnih računov ni ikone »Samodejni odgovori«. Kakor koli že, korak za korakom si lahko na spletnem mestu Microsoft Office ogledate seznam navodil za ustvarjanje tega e-poštnega sporočila.

Naslednji korak je ustvarjanje vsebine e-poštnega sporočila, ki bo poslano vsem, ki vam pošiljajo e-poštna sporočila, ko ste zunaj pisarne. V tem e-poštnem sporočilu bi moralo biti razvidno, kako dolgo ne smete biti v pisarni, kako vas lahko dosežete med odsotnostjo (če je primerno) in koga v podjetju kontaktirati namesto vas, če ne želite, da vas dosežejo v času, ko ste zunaj pisarna.

Primeri

Zdravo,
Hvala za email. Trenutno sem zunaj pisarne in se bom vrnil v ponedeljek, 1. decembra. V tem času bom imel omejen dostop do e-pošte, zato bo moj odgovor morda nekoliko zamuden. Če potrebujete takojšnjo pomoč, pošljite e-pošto moji asistentki Barbari Colson. Njen e-poštni naslov je [email protected]
Vesele praznike!
Šahira

Microsoft ponuja predloge in druge primere za raziskovanje. Prav tako ne pozabite izklopiti tega začasnega sporočila, ko se vrnete v pisarno, sicer bodo vsi, ki vas po e-pošti pošljejo po pisarni, še naprej prejemali to isto sporočilo.

Zdaj, ko ste ustvarili odhodno e-pošto, je ustvarjanje podobnega in doslednega odhodnega glasovnega sporočila, ki pozdravlja vse vaše klicatelje, enostavno. Uporabite iste besede iz e-pošte, navedite, kdo naj se obrne v vaši odsotnosti, in navedite, kdaj se boste vrnili. Za glasovno sporočilo je treba namesto njihovega e-poštnega naslova navesti telefonsko številko osebe.

Zdravo,
Prišli ste do mize Shahira Raineri. Prosim, poslušajte vse to sporočilo. V pisarni bom zunaj do ponedeljka, 5. januarja. Če potrebujete takojšnjo pomoč, pokličite mojo pomočnico Barb Colson. Njena telefonska številka je 212-555-xxxx.
Veselim se pogovora z vami, ko se vrnem. Hvala.


Sorodni Članki:

✔ - Hitri dom in podjetja Vs. Enostavni zagon QuickBooks

✔ - Ali beseda "Organic" na etiketi pomeni, da je izdelek resnično organski?

✔ - Kako pripraviti dokument o poslovnih zahtevah


Pomoč? Delite To S Svojimi Prijatelji!