Avtorjev Blog O Finančnem In Poslovnem

Smernice za zaprtje urada za dopust

Čas za dopust! Preden zapustite pisarno ali podjetje, ne pozabite uporabiti teh smernic za nemoteno začasno zapiranje pisarne.


Priprava pisarne na začasno zaprtje zaradi dopusta ali drugega razloga je tako enostavna kot po tem kontrolnem seznamu. Vaše naročnike, prodajalci in zaposleni bodo dobro seznanjeni z načrtovanim zaprtjem poslovnega / pisarniškega sistema in se lahko izognete jeznim strankam in nezadovoljnim zaposlenim ob vrnitvi. Poleg tega lahko prihranite tudi nekaj denarja. Kupci bodo cenili, če veste, koliko časa je podjetje zaprto, tako da ne bodo zamerili čakanju na odgovor vašega podjetja, ko vas ni.

Zaključek za počitnice v pisarni: Obvestite zaposlene, kupce in prodajalce

Poskrbite, da boste vsaj dva do štiri tedne pred tem obvestili ključne deležnike v vašem podjetju. Zaposleni so lahko obveščeni / opomnjeni z vložkom v plačilni listi. Stranke so lahko obveščene na vašem spletnem mestu in prek vašega samodejnega sporočila v telefonskem sistemu. Prodajalci (zlasti tisti z ponavljajočimi se razporedi dostavljanja) se lahko obveščajo po e-pošti ali navadni poštni pošti.

Obvesti varnostno osebje / storitev

Pošljite opombo svojemu varnostnemu osebju ali varnostni službi, ki jih bo obvestila o datumih zaključka. Prepričajte se, da je vaš seznam stikov v sili posodobljen s ključnimi telefonskimi številkami zaposlenih.

Spremeni samodejni pozdrav udeležencev

Na svojem telefonskem sistemu načrtujte avtomatsko voščilo spremljevalca, da bo pisarna zaprta. Prepričajte se tudi, kdaj se bo pisarna ponovno odprla. Če nudite nujne storitve (npr. Ogrevanje in hlajenje, vodovod itd.), Ne pozabite povedati klicateljem, kako naj med telefonskim odhodom dosežejo vašo telefonsko odzivnico ali mobilni telefon.

Obvestite službo za sprejemanje odgovorov

Če uporabljate odzivnik, jih obvestite o datumih, ko bo pisarna zaprta, in poskrbite, da bo vaš seznam stikov posodobljen s telefonskimi številkami zaposlenih, ki bodo poklicane.

Spremenite pozdrav glasovne pošte in ustvarite samodejna e-poštna sporočila

Če vaš telefonski sistem omogoča, da se zunanji klici oglasijo neposredno na mizah vaših zaposlenih, morate poskrbeti, da bodo uporabili začasen pozdrav ali "Out of Office" glasovno pošto, ki klicalcu sporoči, da jih ni v pisarni. Vaši zaposleni morajo klicatelja tudi obvestiti, kdaj se bodo vrnili in kaj storiti, če potrebujejo takojšnjo pomoč, ko je pisarna zaprta za počitnice. Poleg tega ne pozabite samodejno ustvariti e-poštnega sporočila zunaj Officea.

Zmanjšajte termostat

Prihranite nekaj energije in nekaj denarja, ko med zaustavitvijo nastavite (ali ponovno programirate) svoj pisarniški termostat.

Varnostno kopiranje strežnikov

Če imate kritične računalnike in strežnike, se prepričajte, da cikel varnostnih kopij pravilno deluje pred in po zaustavitvi. Zmanjšajte izpostavljenost katastrofi tako, da načrtujete varnostno kopijo na zunanjem mestu za zgodnji prevzem, ne pa da čakate po zaključku prazničnega izklopa.

Izklopite pisarniško opremo

  • Namizne luči
  • Kopirni stroji
  • Kalkulatorji
  • Nadzemne luči
  • Shredders

Izklopite računalnike in periferne naprave

  • Računalnik
  • Monitor
  • Optični bralnik
  • Tiskalnik

NE izklopite

  • Telefaksi
  • Telefonski sistem
  • Strežniki Računalniki
  • Grelniki / luči za posode za tropske ribe


Sorodni Članki:

✔ - Slovar trženjskih izrazov in opredelitev

✔ - Kaj je osebna last podjetja?

✔ - Kako izvesti spletni natečaj za domače podjetje


Pomoč? Delite To S Svojimi Prijatelji!