Avtorjev Blog O Finančnem In Poslovnem

Kako zunanji izvajalci finančnih storitev uporabljajo storitve spletnega knjigovodstva

Zunanji izvajalci finančnih storitev koristijo z vključitvijo pomožnih zunanjih izvajalcev, da podprejo njihova prizadevanja in izboljšajo integriteto njihovih finančnih podatkov.


Spletne knjigovodske rešitve uporabljajo računalniško okolje v oblaku za zbiranje in korelacijo informacij, ki jih podjetje potrebuje za upravljanje svojih financ. Te programske platforme poenostavijo postopek vodenja knjig, zmanjšajo čas, porabljen za vnos podatkov in povečajo učinkovitost na splošno. Številni lastniki podjetij in finančni direktorji izkoristijo te prednosti s sledenjem pametnim izvedbenim postopkom, da ustvarijo odlično okolje za ravnanje z dnevnimi financami.

Poiščite najboljšo programsko opremo

Prvi korak pri postavitvi idealnega spletnega knjigovodskega okolja je določiti, katera programska platforma ima ustrezna orodja za podjetje. CFO se morajo seznaniti z najbolj uporabnimi možnostmi in razviti seznam platform, ki ponujajo najboljše funkcije. Mala podjetja se razlikujejo po velikosti, obsegu in potrebah, zato je pomembno, da se predhodno posvetujete z direktorji podjetja, da natančno ugotovite, katera orodja so potrebna za obvladovanje stalnih nihanj njihovih finančnih podatkov.

Na tej stopnji je veliko pomislekov, vendar je treba oceniti vse, od funkcij in koristi do podpornih storitev, ki jih ponuja računovodska platforma. Mnoga podjetja potrebujejo veliko prilagoditev ali pa morda potrebujejo programsko opremo za obseg in ponudbo bolj celovitega poročanja navzdol. Računovodske potrebe za današnji in prihodnji čas je treba analizirati, preden se podpišete s pikčasto črto.

Poenostavite plače

Plače se vse bolj zapletajo, ko se mala podjetja širijo in prevzemajo dodatne zaposlene. Podatke o spremljanju časa je treba posredovati oddelku za plače, da se ustvarijo poročila, potrebna za točno nadomestilo zaposlenim. Spletna orodja za knjigovodstvo lahko podatke, vnesene v programsko opremo za sledenje in izplačilo plač, prenesejo v obliko, ki jo lahko uporabite za pripravo čekov neposredno iz programa. To povečuje natančnost in zagotavlja, da se vsi zaposleni prejemajo pravočasno, vsakič, ne da bi računovodski oddelek moral vsak teden preživljati ure za plače.

Številne aplikacije za sledenje časa vključujejo tudi široko paleto možnosti in ugodnosti, ki so na voljo prek mobilne povezljivosti. Obstajajo programi za sledenje času, ki uporabnikom omogočajo vnos časa s terena, preko mobilne aplikacije in celo prek SMS sporočil. CFO-ji lahko vzpostavijo več postopkov odobritve za različne člane in tako pomagajo pri izboljšanju podatkov in podrobnosti v poslanem času, ki ga spremljamo za plače.

Upravljanje prodajnih podatkov

Mala podjetja se ukvarjajo s stalnim prilivom prodajnih podatkov. Vhodni in odhodni računi, plačila, naročila, izpolnitev naročil in informacije o pošiljanju vsebujejo ključne finančne podatke, ki predstavljajo velik del slike, ko gre za denarni tok. Neučinkovito in pravočasno sledenje teh številk lahko privede do zmede, ki ovira sposobnost podjetja za sprejemanje odločitev o prihodnji rasti.

Spletna knjigovodska programska oprema upravlja z vsemi temi bistvenimi podatki, saj se prikažejo tako, da imajo vodje podjetja vedno jasno sliko, koliko denarja je na voljo v danem trenutku. S hitro in natančno določitvijo stanja posameznih naročil in računov vam te platforme prihranijo čas na vsakem koraku vzdolž prodajnega lijaka. Nekatere programske rešitve ponujajo možnost samodejnega ustvarjanja računov in pošiljanja strankam, da prodajni oddelek še bolj razbremenijo.

Spremljajte plačilne in terjatve

Podjetje lahko na papirju izgleda donosno, v resnici pa se spopada ali ne uspe. To je pogosta težava, s katero se soočajo podjetja z neučinkovitimi knjigovodskimi postopki, ki ne prikazujejo resnične zgodbe za denarnim tokom. Uporaba spletnega orodja za spremljanje stanja plačljivih in terjatev odstrani zmedo in pokaže, kje je treba ukrepati za izboljšanje zdravja financ podjetja.

Nastavitev opomnikov in opozoril po e-pošti pospeši postopek izterjave terjatev in opomni lastnike podjetij in izvršne direktorje, ko zapadejo zapadle obveznosti. Tako je lažje ustvariti uravnotežen načrt plačil, ki bo podjetje vodil v rdeče, namesto da bi rušil svoj proračun.

Spodbujajte mobilno uporabo

Oddaljeni dostop je velik del tistega, kar omogoča spletno knjigovodstvo tako učinkovito. Vsi, od CFO do mobilne delovne sile, lahko dostopajo do programske opreme in vnesejo bistvene podatke iz katere koli naprave, ne glede na njihovo trenutno lokacijo. Ko se vsi v podjetju vkrcajo v beleženje prodaje in odhodkov, ko se zgodijo, bi to moralo ustvariti veliko povečanje natančnosti. Zaposlenim, ki poslujejo zunaj pisarne, ni več treba čakati, da se vrnejo v svoje računalnike, da bi posneli podatke o transakcijah.

Namesto tega lahko vnesejo vse številke s pomočjo aplikacije na svojih mobilnih napravah, ki se integrira z glavno knjigovodsko programsko opremo in podatke dostavi naravnost v oblak.

Sinhronizacija z bankami

Vse preveč preprosto je pozabiti zapisati polog ali dvig v poslovno knjižico in ob nekem mesečnem izpisku dobiti neprijetno presenečenje. Te težave se lahko izognemo z nastavitvijo programske opreme za spletno knjigovodstvo za samodejno prejemanje finančnih podatkov v trenutku, ko pride do bančnih transakcij. Natančni zneski v dolarju so takoj zabeleženi in dostopni na nadzorni plošči, ki ne samo da izboljša natančnost, ampak tudi onemogoči, da bi vsak mesec porabili čas za razvrščanje papirnih izjav, da bi zagotovili uravnoteženost knjig.

Naj bo komunikacija odprta

Zanesljiva spletna knjigovodska rešitev naj bi upraviteljem omogočila, da ustvarijo različna dovoljenja za prijavo, tako da lahko vodje oddelkov, nadzorniki in zaposleni v podjetju dostopajo do informacij in jih spreminjajo. Orodja za spremljanje omogočajo CFO-jem, da preverijo, ali vse poteka brez težav, in se odzovejo na vsa vprašanja z uporabo možnosti sodelovanja v aplikaciji. S tem ostane pretok informacij med vsemi strankami, ki sodelujejo pri finančnih odločitvah podjetja, in odstranjuje ovire, ki ovirajo učinkovito delovanje.

Če se potrebe podjetja spremenijo, sta finančni direktor in ponudnik storitev vedno na voljo za pomoč pri izboljšavah.

Izkoristite prednost poročanja

Ustvarjanje poročil iz finančnih podatkov brez pomoči programske opreme je težaven postopek, ki povezuje zaposlene v malih podjetjih, ki bi bili lahko drugje bolj produktivni. Zamuda med zbiranjem podatkov in sestavljanjem teh ročnih poročil povzroča tveganje, da bodo informacije zastarele do zaključka poročila. Spletne knjigovodske platforme vključujejo orodja za poročanje o nekaterih najpomembnejših poslovnih metrikah:

  • Predvidena prodaja
  • Prihodki in odhodki
  • Denarni tok
  • Profit in izguba

Ker so vsi podatki, vneseni v sistem, takoj povezani, vsako novo poročilo odraža zadnje spremembe v financah podjetja. Medsistemska sinhronizacija je ena glavnih prednosti sistemov spletnega poročanja, vendar ni edina. Obsežne nadzorne plošče lahko združijo podatke, izboljšajo poročanje in omogočijo finančnim direktorjem dostop do ključnih kazalnikov uspešnosti podjetja, ne da bi zagnali računalnik. Mobilna povezljivost v računovodskih aplikacijah je vseprisotna in uporabnikom omogoča, da ne samo ogledujejo, temveč tudi urejajo, manipulirajo in analizirajo vse pomembne podatke, kadar koli in kadar koli je to potrebno.

Vključite vse programe

Spletno knjigovodstvo je najbolj koristno, če je povezano z drugimi aplikacijami, ki jih podjetje uporablja za upravljanje dejavnosti. Če združite sledenje časa, obračun plač, upravljanje zalog in drugo programsko opremo z varno integracijsko platformo, poenostavite pretok podatkov in zagotovite, da so informacije, dostopne prek spletnega knjigovodskega programa, vedno točne.

Tako kot pri avtomatizaciji integracija olajša večjo učinkovitost in podjetju lahko prihrani veliko denarja, saj zmanjša čas, namenjen lovu na koščke informacij, ki so bili prej raztreseni po oddelkih. Vključevanje zmanjšuje tudi veliko ponavljajočih se nalog vnosa podatkov, zmanjšuje stopnjo napak in podjetjem omogoča optimizacijo poročil, da vsebujejo največ podrobnosti.

Pomembna sestavina integracije računovodskih platform je razumevanje, kakšen je želeni rezultat pred uskladitvijo sistemov. Če vedo, kakšne so računovodske zahteve, lahko finančni direktorji natančneje ocenijo ustreznost številnih funkcij in koristi različnih programov, da zagotovijo, da dejansko izpolnjujejo potrebe podjetja. Na primer, za stroškovno delo je potrebnih več sistemov, da se med seboj pogovarjajo v plačah, sledenju časa in splošnih sistemih poslovnih knjig. Če so stroški zaposlitve glavni del poročanja, je vprašanje, ali aplikacija za sledenje času sinhronizira svoje podatke s storitvami za obdelavo plač, posebno in pomembno vprašanje.

Prilagodite delovno okolje

Podjetja, ki ponujajo integracijske rešitve, pogosto vključujejo prilagoditev kot del svojih storitev. CFO-ji lahko to izkoristijo in ustvarijo osrednjo platformo, ki je prilagojena posebej za potrebe katerega koli podjetja. Vsako podjetje zahteva določeno nastavitev glede na potek dela, obrazce za vnos podatkov in povezave med programskimi aplikacijami. Sama platforma mora biti dovolj enostavna, da jo lahko vsi uporabljajo, ne da bi zahtevali obsežno usposabljanje. Spletno knjigovodstvo je mogoče brezhibno vključiti v to okolje, tako da postane redno orodje pri upravljanju pretoka podatkov.

Upoštevajte, da lahko prilagoditve zahtevajo posredovanje usposobljenih IT-storitev po potrebi za vzpostavitev povezljivosti, zagotovitev, da se podatki sinhronizirajo in so poročila točna. To podporo je treba predvideti pri načrtovanju stroškov za uvedbo novih računovodskih rešitev in spletnih knjigovodskih storitev, ker jih na koncu ne bomo potrebovali le v času nastavitve, temveč v času sprememb, med rastjo in takrat, ko računovodska ekipa zahteva nove informacije in poročanje. Podjetja k temu pristopajo na različne načine.

Majhna podjetja z omejenim proračunom in delnim finančnim direktorjem na računovodskem mestu bodo morda raje ohranila odnos s samostojnim podjetnikom, ki je lahko prilagodljiv in po potrebi na zahtevo. Če potrebe niso obsežne, bi obračunavanje opravljenih ur bolj koristilo proračunom malih podjetij kot mesečno zadrževanje. Nasprotno pa lahko večja podjetja ali podjetja z zapletenimi računovodskimi potrebami koristijo več od ohranjanja zadrževalnih informacij IT podjetja. Nekatera podjetja so v omejenih situacijah najprimernejša, če imajo osebje za notranjo informacijsko podporo.

Običajno je to najbolj primerno za podjetja, ki že imajo osebje informacijske tehnologije, ki lahko prevzame dodatne sistemske odgovornosti.

S finančnimi direktorji, lastniki podjetij in zaposlenimi daje skupno okolje za spremljanje in upravljanje financ, spletno knjigovodstvo obravnava številna vprašanja natančnosti in komunikacije, ki lahko povzročijo škodljive napake. Pravilna izvedba ustvarja platformo, ki preoblikuje način poslovanja podjetij in ponuja idealno okolje za produktivnost in rast.


Sorodni Članki:

✔ - Kaj je zaposleni? 3 načine, kako vam lahko pomagajo

✔ - Kako doseči nič odpadkov v svojem poslu

✔ - Kaj je edino lastništvo?


Pomoč? Delite To S Svojimi Prijatelji!