Avtorjev Blog O Finančnem In Poslovnem

Kako odpraviti napake na W-2 in W-3

Nov rok lahko vpliva na popravke W-2


Veliko lažje je popraviti obrazce W-2, preden jih vložite pri upravi za socialno varnost (SSA), vendar je to postalo nekoliko bolj zapleteno kot v preteklih letih. Rok za vložitev obrazcev W-2 in W-3 pri SSA je bil spremenjen z začetkom leta 2018. Zdaj je enak kot rok za posredovanje obrazcev W-2 zaposlenim: 31. januar.

Obrazce W-2 boste zaposlenim morda želeli predati že januarja, če jim želite dovoliti nekaj časa, da pregledajo obrazce in vas opozorijo na morebitne potrebne spremembe, preden jih vložite v SSA.

Pregled zahtev za obrazec W-2

IRS obrazec W-2 delodajalci uporabljajo za poročanje o letnem dohodku in odtegljaju zaposlenim in upravi za socialno varnost. Obrazec W-3 je oddajni obrazec, ki prikazuje vse zaposlene za vse postavke na obrazcu W-2.

Vsakemu zaposlenemu morate pripraviti in razdeliti W-2, ki prikazuje plače in odtegljaje za to leto, do konca januarja prihodnjega leta. Nato morate pripraviti obrazec za oddajanje W-3 in ga skupaj z vsemi svojimi obrazci W-2 poslati v SSA. Obrazec W-3 povzema in podrobno predstavi vsak obrazec W-2, ki ga pošiljate. Če vložite spletno datoteko, to ni potrebno.

Točen rok se lahko vsako leto nekoliko spremeni, kar omogoča vikende, vendar računamo, da bo zadnji januar ali zelo blizu.

Prijava spletnih obrazcev W-2 in W-3, W-2C in W-3C

Obrazce W-2 lahko oddate v elektronski obliki s sistemom Business Services Online Services (BSO). Če obrazce vložite na ta način, vam ni treba predložiti obrazca W-3. Obrazce W-2c in W-3c lahko oddate tudi prek sistema BSO.

Če v koledarskem letu vložite 250 ali več obrazcev W-2, jih morate v spletu vložiti prek sistema BSO.

Če še niste oddali obrazca W-2 v SSA

Obrazca W-2c in W-3c sta obrazca za popravek in ju je treba predložiti v SSA, če boste morali spremeniti obrazce W-2. Izjema pa obstaja, če napačnega W-2 še niste predložili v SSA.

V tem primeru bi ne izdajte obrazec W-2c, da popravite napako. Preprosto označite "void" na kopiji A izvirnega obrazca, kopija, poslana v SSA. Nato ustvarite nov W-2 s pravilnimi informacijami.

Na zaposleni kopijo novega W-2 napišite "popravljeno" in jo daste osebi ter pošljete pravilno kopijo A v SSA.

Napake v imenu zaposlenega ali številki socialnega zavarovanja

Izpolnite obrazec W-2c samo skozi polje "i", če ste pravilno prijavili ime ali številko socialnega zavarovanja na prejšnjem obrazcu, vendar ime ali SSN letos nista pravilna. Označenih okenc vam ni treba izpolniti s podatki o plačah in odtegnjenih informacijah.

Preprosto ponovite originalni W-2 in ga dajte zaposlenemu, če ste prvič napačno prijavili njegovo ime ali SSN. Prav tako boste morali izpolniti in predložiti obrazca W-2c in W-3c, če ste obrazec že poslali v SSA skupaj z W-3.

Ime manjkajočega zaposlenega ali številka socialnega zavarovanja

Ne morete uporabiti W-2c za dodajanje informacij, če je napaka manjkajoče ime zaposlenega ali SSN. S težavo se morate obrniti neposredno na SSA na 1-800-772-6270.

Manjkajoči ali nepravilni poslovni EIN

Prepričajte se, da se številka delodajalca (EIN), ki vam jo je izdal IRS, uporablja v vseh datotekah W-2, ki jih vložite. Če ste napačno prijavili svoj EIN, boste morali, da ga popravite, vložiti W-3c.

Manjkajo zneski dolarjev

Vsa polja na obrazcu W-2 morajo vsebovati "0." Ne puščajte polja prazno.

Napaka v znesku

V celoti izpolnite W-2c in prikažite prvotne in popravljene zneske, če ste se zmotili v znesku bodisi za odtegnitev bodisi za zaslužek. Morda boste morali vložiti tudi obrazec 941c, če ste napačno prijavili plačo ali zadrževali na četrtletni davčni izjavi 941 - delodajalca.

Napake s pokritjem zdravja s strani delodajalca

Za zdravstveni načrt, ki ga sponzorira delodajalec, morate poročati o stroških zdravstvenega varstva. Te informacije se pojavijo v polju 12 W-2 in so kodirane z „DD“. To ne vpliva na davčne razmere zaposlenega, vendar morate kljub temu predložiti obrazec W-2c, da tukaj odpravite morebitne napake, v skladu z IRS.

Napake pri prispevkih za upokojitev

Podatki o pokojninskem načrtu se prikažejo v polju 13 W-2 in napak tu lahko pri vašem zaposlenem povzroči različne glavobole. Lahko ga pusti odprtega za revizije, česar nočete. Tu popravite napake čim prej z istim poljem 13 na obrazcu W-2c.

Dodatne opombe

  • Če ste plačo plačali zaposlenemu po pomoti, so te plače zaposlenemu še vedno obdavčene.
  • Ne uporabljajte W-2c za poročanje o popravkih plačila zaposlenega.

Kje dobiti obrazec W-2c

Kupiti morate kopije obrazca W-2c. Ne poskušajte uporabiti tistega na spletni strani IRS, ker to ni uradno. Pravilni obrazec lahko kupite na spletni strani IRS ali v kateri koli ugledni prodajalni ali na spletnem mestu. Če pošljete obrazce na spletu, vam bo prihranil težave.

Opomnik o poznem vložitvi

Bodite prepričani, da svoje W-2 pošljete svojim zaposlenim do roka, W-3 pa jih pravočasno pošljete v SSA, vključno s popravljenimi različicami, da se izognete kazni za zamudno distribucijo in vložitev.

Kazni se gibljejo v višini 50 dolarjev za vsak W-2, popravljen v 30 dneh po datumu zapadlosti, do 260 USD za vsak obrazec, če počakate do 1. avgusta. To poveča na 530 dolarjev ali 10 odstotkov vseh neprijavljenih zneskov, če ne naslovite naslova razmere sploh.

Ta članek je splošen pregled teh plač in davčnih izkazov. Ni namenjeno izčrpnosti. Preden končate W-2c ali W-3c, natančno preberite navodila v dokumentih.


Sorodni Članki:

✔ - Odštevanje računovodskih in davčnih stroškov za podjetje

✔ - Kako prodati majhno kmetijsko ekologijo

✔ - Oprostitve delavskih pogodb za izvajalce


Pomoč? Delite To S Svojimi Prijatelji!