Avtorjev Blog O Finančnem In Poslovnem

Kako načrtovati uspešen dogodek na sprehodu za zbiranje sredstev

Lekcije iz načrtovanja in izvedbe dogodkov ob materinskem dnevu Y-ME


Posebni načrtovalci dogodkov - zlasti tisti v neprofitnem svetu - vedo, da je organiziranje prireditev za zbiranje sredstev na prostem odlična ideja. Te vrste dogodkov, kot druge ideje za zbiranje sredstev, zahtevajo, da se načrtovanje dogodka v naslednjem letu začne takoj po zaključku letošnjega dogodka za zbiranje sredstev. Pomembno je, da pregledate dogodek in se pogovorite o tem, kaj je šlo dobro in kaj bi lahko izboljšali, medtem ko je dogodek še vedno svež v glavah ekipe. Razprava o uspehih in izboljšavah zagotavlja, da se te lastnosti lahko vključijo ali izboljšajo za dogodek prihodnje leto.

Takšno proaktivno načrtovanje doda tudi vrednost za sponzorje. In neizogibno vsi uspešni sprehodi v skupnosti upajo, da se bodo iz leta v leto povečevali in širili.

Pomembno je ostati osredotočen na glavni cilj izvedbe takih dogodkov: zbiranje sredstev. Za tiste načrtovalce prireditev, ki so se prej sprehodili po skupnosti, se eden najpomembnejših časov načrtovanja dejansko zgodi po končani hoji. Da bi spoznali številne vidike načrtovanja in izvedbe sprehoda za zbiranje sredstev, bomo v zakulisju pogledali dogodek ob materinskem dnevu, ki ga je organizirala čikaška organizacija za rak dojke Y-ME.

Hod za zbiranje sredstev za rak dojke z materinim materinstvom Y-ME

Y-ME sta leta 1979 ustanovila dva preživela raka na dojki. Nepridobitna skupina je bila najbolj znana po večjezičnem nacionalnem programu za zdravljenje raka dojke za bolnike z rakom dojke. Program je postal znan kot edina 24-urna brezplačna brezplačna telefonska številka v državi, ki jo v celoti preživijo preživeli raka na dojki, ki so usposobljeni svetovalni strokovnjaki. Toda organizacija je na materinski dan organizirala tudi vsakoletni sprehod po zbiranju sredstev, ki je podpiral njihove programe in storitve. Nazaj Leta 2007 je Y-ME zbral več kot 7 milijonov dolarjev s skoraj 43.000 pohodnikov iz 12 mest.

Do leta 2008 je sodelovalo 15 mest. Na žalost je Y-ME leta 2012 zaprl svoja vrata, vendar zapuščina letnega zbiranja sredstev ostaja odlična študija primerov za neprofitne načrtovalce dogodkov.

Večji del uspeha pri zbiranju sredstev podjetja Y-ME je mogoče pripisati organiziranemu pristopu k načrtovanju in spremljanju najpomembnejših ciljev. Liz Klug, nekdanja direktorica posebnih dogodkov organizacije, je to povedala po njihovem rekordnem letu 2007: »Med postopkom načrtovanja imamo načrt za različne točke v času. Tako bomo sprejeli ukrepe za promocijo tistih najbolj kritičnih točk, da bomo uspešni. Na primer, v mestu, kjer bomo morda prvič gostili dogodek, se moramo osredotočiti na to, da bomo imeli odlično prizorišče in lokacijo, kamor se bodo ljudje radi vrnili.

Po cesti se lahko osredotočimo na to, v kavarnah bomo spustili brošure. "Oglejmo si, kako sta Klug in skupina za načrtovanje dogodkov Y-ME organizirala tako uspešen dogodek.

1. korak. Načrtovanje: Analiza števil

Gostovanje po sprehodu v skupnosti ali podobnem dogodku zahteva združevanje več različnih sestavnih ciljev, navsezadnje pa združenje ali dobrodelna organizacija, ki gostuje dogodek, to stori, da bi zbrala denar za svoje namene. Zato se prvi korak pri načrtovanju naslednjega dogodka zgodi, ko se trenutni dogodek konča in večino tega dela obkrožijo "številke".

"Po zaključku dogodka smo si natančno ogledali številke," razlaga Klug, "Primerjali smo, kako smo to storili letos, v primerjavi s prejšnjim [letom]. Ogledali smo si izkušnjo udeležencev. Ocenili smo naše kategorije sponzorstva. Odzvali smo se na vsa neposredna sporočila o dogodkih. “Načrtovalci dogodkov bodo prav tako nemudoma ukrepali, da bodo zagotovili, da bodo vsi, ki sodelujejo v letošnji prireditvi, nadaljevali prihodnje leto.

Klug se je vkopal tudi v podrobnosti. V svojih ocenah si je ogledala vse, od števila prostovoljcev, ki so sodelovali pri količini razdeljenih majic. Nato bi vprašala, ali potrebuje naslednje ali več ali manj za naslednje leto.

Časovni načrt načrtovanja

Za tiste, ki organizirajo sprehod po zbiranju sredstev, je pomembno vedeti, katere korake je treba izvajati v različnih obdobjih. Večina neprofitnih organizacij nima razkošja številnih članov osebja in prostovoljnih članov odbora za uspeh prireditve. Toda načrtovalci priznavajo, da morajo poskrbeti, da tesno sodelujejo z mestno županovo pisarno in oddelkom za javna dela, da se dogodek uvrsti v javni koledar.

Klug predlaga, da se je prvi korak po analizi lanskih številk osredotočiti na zaposlovanje podjetij. Če dogodek ni nov program, je pomembno, da pridobite celostno podporo za dogodek naslednje leto takoj po zaključku letošnjega dogodka. "Osredotočili smo se na obnovo sponzorstva, ko smo posredovali poročilo o zaključku dogodkov," pravi Klug. Za načrtovalce, ki želijo organizirati sprehod po skupnosti kot dogodek za zbiranje sredstev, ponuja tudi naslednje poudarke:

  • Identificirajte sponzorje podjetij
  • Razviti programe sprehajalnih ekip
  • Določite prireditvene dejavnosti
  • Začnite zaposlovati hojo
  • Dokončati logistiko dogodkov
  • Držite dogodek
  • Organizirajte dogodek "hvala"
  • Ocenite in začnite naslednji dogodek

Y-ME bi najel tudi zunanje logistično podjetje, ki bo rešilo številne svoje logistične potrebe. Toda eno najbolj koristnih je bila uvedba sistema spletne registracije.

Uspeh spletnega registracijskega sistema

Y-ME je hitro spoznal pomen uporabe spleta za spletno registracijo in se od takrat močno zavzemal za uporabo tehnologije za spletno registracijo in zbiranje sredstev.

Vložili so v spletni sistem upravljanja odnosov s sestavnimi deli, ki bo služil kot njihovo spletno mesto za dirke leta 2003. Ta sistem deluje kot osebno spletno mesto za prostovoljce, s katerim lahko osebno pozivajo k donacijam in drugim sodelovanjem. Informacije zajemajo v enotno bazo podatkov in služijo kot orodje za pohodnike kapitanov, ki spodbujajo svoje člane.

Spletni udeleženci so se povečali s 4.000 na 11.594. Spletne donacije so se povečale s 5.000 na 19.650. Skupina Y-ME je menila, da je prispevala k doseganju cilja 2,35 milijona dolarjev, tehnologija pa je kot dodatek zmanjšala administrativne stroške za približno 20 000 dolarjev.

Tak sistem lahko služi tudi kot pomembno komunikacijsko orodje, ki omogoča organizaciji, da spremlja in nadaljuje z vključevanjem volilnih delov po samem dirkaškem dnevu.

Časovna vrstica dirkaškega dne

Pohodi v skupnosti so najpogosteje načrtovani zjutraj. Glede na zapletenost označb in lokacije se nastavitev dogodka običajno začne že teden pred dogodkom, večina aktivnosti pa se zgodi nekaj dni pred sprehodom.

Ko bi Y-ME načrtoval vsakoletni dogodek za zbiranje sredstev, bi ekipa ponavadi poskušala omejiti območje, na katerem so se sprehodili, tako da za izvedbo določenih operativnih nalog, kot je zaustavitev ulic, ni potrebno veliko sredstev. Njihova hoja je bila na splošno netekmovalna, zato tudi pomaga, da jim ni bilo treba upoštevati zahtev, potrebnih za konkurenčnejše dirkaško okolje.

Časovni razpored samega dirkaškega dne je ponavadi tekel:

  • Prihod ekipe za načrtovanje dogodkov (2,5 ure pred sprehodom)
  • Prijavljanje prostovoljcev (2 uri pred sprehodom)
  • Prijava in nastavitev sponzorja (2 uri pred sprehodom)
  • Registracija se začne (1,5 ure pred sprehodom)
  • Nastavitev štartne črte (30 minut pred hojo)
  • Otvoritvene slovesnosti (10 minut pred sprehodom)
  • Dirka se začne
  • Zabava na glavnih odrih se začne (1 ura po hoji)
  • Uradne opombe na glavnih odrih (po zaključku sprehoda; ob 1,5 ure)
  • Program se uradno konča (3 ure po začetku hoje)
  • Razčlenitev dogodkov se začne (potem ko se dogodek uradno konča)

Nasveti za načrtovanje sprehoda ali teka skupnosti

Za organizacije, ki se prvič želijo udeležiti sprehoda ali teka skupnosti, ponuja Klug več predlogov, ki bodo pripomogli k uspešnemu dogodku.

  • Začnite s toplimi vodi, vključno z dobro povezanimi prostovoljci, sponzorji ali veliko ekipo. Določite merljive rezultate.
  • Ocenite tekmovalne dogodke v vašem mestu / lokaciji, da ugotovite njihove najboljše prakse in področja za izboljšave.
  • Sodelujte z mestnimi županovi in ​​parkovnimi okrožji, da bi razpravljali o potrebnih dovoljenjih in logistiki vašega dogodka: čas, lokacija, število udeležencev. Prepričajte se, da ste pripravljeni na ta srečanja.
  • Razumejte svoj proračun in poskrbite, da boste za nov dogodek obdržali 25-30% obratovalnih stroškov. Nekatere dobrodelne organizacije si bodo prizadevale za 15-20% skupnih stroškov.

  • Zavarujte sponzorje, ki bodo prevzeli 100% operativnih stroškov vašega dogodka.


Sorodni Članki:

✔ - Katere so osnove franšize?

✔ - Nasveti za ponovno uvrstitev neprodanih izdelkov na eBayu

✔ - EBay: Prodaja visoko vrednostnih vintage izdelkov iz osemdesetih let prejšnjega stoletja


Pomoč? Delite To S Svojimi Prijatelji!