Avtorjev Blog O Finančnem In Poslovnem

Kako pripraviti W-2 plačne in davčne izjave

Naučite se, kako zbirati informacije in pripraviti obrazce w-2 za zaposlene, vključno z roki in nasveti za vložitev.


Kaj je obrazec W-2?

Obrazec W-2 vključuje podatke o plačah zaposlenih, izplačanih v preteklem koledarskem letu in o odtegljaju teh plač, ter podatke o prejemkih in drugih odbitkih od plač.

Deli tega obrazca in za kaj se uporabljajo:

  • Kopija A gre na upravo za socialno varnost (SSA). Kopija A je ponavadi natisnjena na rdeči obliki.
  • Kopija 1 je namenjena mestu, državi ali kraju
  • Izvod B je namenjen vložitvi zvezne davčne napovedi zaposlenega
  • Kopija C je namenjena evidencam zaposlenega
  • Kopija 2 je še en izvod za drugo mesto, državo ali kraj
  • Kopija D je namenjena evidencam delodajalca.

Kdaj so zapadle oblike W-2?

W-2 so zaslužni za zaposlene do konca januarja za preteklo koledarsko leto. Če je 31. januar vikend ali počitnice, poročila zapadejo naslednji delovni dan. Spodaj so navedeni ključni roki za poročanje o davku na plače ob koncu leta za tekoče leto.

Obrazci W-2 so dolžni na upravi socialne varnosti do 31. januarja. Potem ko zaposlenim pošljete obrazce W-2, jih morate skupaj z oddajnim obrazcem W-3 predložiti tudi upravi za socialno varnost (SSA).

Januarski rok je poskus zajezitve davčnih goljufij, vendar pomeni, da morate obrazce W-2 zaposlenim predati že prej januarja, da bodo imeli možnost, da jih pregledajo, preden jih vložijo.

Zgodnja distribucija zaposlenim bo zmanjšala napake v obrazcih W-2, zato vam ni treba vložiti popravljenega W-2.

Zbiranje informacij za pripravo obrazcev W-2

Podatki za ta obrazec prihajajo iz vašega obračuna plač, v katerem so za vsako zaposlenega prikazane letne zneske za plače in odtegljaje, skupaj z odbitki za medicinske načrte, račune za zdravstveno varčevanje in druge postavke.

Tu je več podrobnosti o podatkih, ki jih boste potrebovali za pripravo teh obrazcev W-2:

  • Zahtevnost: Povprečna.
  • Potreben čas: Odvisno od števila zaposlenih ter števila odbitkov in dodatnih plačil.

Podatki o delodajalcih: Za vsako W-2, ki jo pripravite, boste morali navesti podatke o svojem podjetju, vključno z matično številko delodajalca (EIN) ter imenom in naslovom delodajalca.

Kontrolna številka: V vsakem W-2 boste morda želeli dodati številko notranje kontrole, če plačujete veliko zaposlenih. Številko lahko ustvarite sami ali pa lahko to številko ustvari vaša programska oprema za pripravo plač.

Zaslužek zaposlenih:

  • Skupne plače, nasveti in druga nadomestila (polje 1). To je bruto plača za vse zaposlene na uro in plače.
  • Skupni znesek odtegljaja (polje 2)
  • Skupne plače za socialno varnost (do najvišje stopnje socialne varnosti) (polje 3). Nekatere plače niso vključene v plače za socialno varnost, zato boste morali vpis znižati za te zneske.
  • Skupni odtegnjeni davek na socialno varnost (polje 4)
  • Skupne plače in nasveti Medicare (enako kot skupne plače) (polje 5)
  • Zadržan davek medicare (polje 6). Ta znesek vključuje znesek dodatnega davka Medicare za višje plačane zaposlene.

  • Nasveti za socialno varnost (polje 7) in dodeljeni nasveti (polje 8)

Nato boste potrebovali podatke o zaposlenih in skupnih plačah in odtegljajih za vsakega zaposlenega za preteklo leto:

Druga plačila. Morda ste plačali akontacijo EIC plačil (zasluženi dohodek) (polje 9) in odvisne prejemke nego (polje 10), plačane zaposlenim.

Informacije o udeležbi v pokojninskem načrtu, zakonsko določenih zaposlenih

Na vsaki W-2 morate potrditi ustrezno okence, če zaposleni sodeluje v pokojninskem načrtu (polje 13) ali nekvalificirani načrt (polje 11), če je ta zaposleni zakoniti zaposleni (polje 13) ali če je zaposleni prejeli bolniško plačo tretje osebe (polje 13.

Polje 12

V polju 12 se vpišejo zneski za drugo nadomestilo ali poročanje, ki se vpišejo v 1-4 polja. Nekaj ​​najpogostejših informacij za polje 12:

  • Nezbrano socialno varstvo, RRTA (upokojitev na železnici) ali davek Medicare na nasvete ali skupinsko življenjsko zavarovanje
  • Izbirni odlog do 401 (k), 403 (b) in drugih kvalificiranih pokojninskih načrtov
  • Neobdavčena bolniška plača
  • Zlata plačila s padalom
  • Izključljivi povrnjeni stroški selitve
  • Prispevki za zdravstveno varčevalne račune ali račune za zdravstveno varčevanje
  • Nezakonite opcije delnic
  • Predvideni prispevki Roth v okviru načrtov 401 (k) ali 403 (b)

Stroški zdravstvenega kritja s strani delodajalca z uporabo kode DD, v skladu z zahtevami poročanja Zakona o dostopni oskrbi

Polje 14

Navedbe v polju 14 se nanašajo na druge odbitke ali nadomestila, ki jih morajo zaposleni razkriti za svoje davčne napovedi. Na primer

  1. Pokojninska pokojnina
  2. Samodejna povračila
  3. Posebni davki za Kalifornijo, New York, New Jersey in Washington
  4. Dobrodelni prispevki, odšteti od plače zaposlenih
  5. Zdravstveno zavarovanje in odbitki dodatkov
  6. Enotni odbitki (za stroške uniforme)
  7. Odbitki sindikalnih dajatev
  8. Neobdavčljivi dohodek
  9. Stroški za vozila, vključeni v plače (100% najemne vrednosti vozila, ki je bilo zaposlenemu in vključeno v plačo 1)
  10. Obstaja tudi polje za izdelke, ki niso na seznamu, ki ste jih odšteli od zaposlenih

Državne in lokalne informacije

V tem razdelku boste vnesli podatke o državnih in lokalnih plačah in odtegljajih. Upoštevajte, da sta na obrazcu prostor za dve državi in ​​dve kraji. Če je med letom nekdo delal v več kot dveh zveznih državah ali krajih, za dodatne informacije vključi drugi W-2. Vnesite:

  • Vaša dvočrkovna državna koda in številka državnega davka vašega podjetja (preverite pri oddelku za prihodke države) (polje 15)
  • Državne plače (polje 16)
  • Zadržan državni davek od dohodka (polje 17)
  • Lokalne plače, če obstajajo (polje 18)
  • Odbitek lokalnega dohodnine (polje 19)
  • Ime kraja (polje 20)

Preverite natančnost

Preživite čas in se prepričajte, da so podatki, ki jih zagotavljate zaposlenim (in na koncu Upravi za socialno varnost in IRS), točni. Preverite vsote registra plačil za leto in zaženite W-3, da zagotovite točnost vseh podatkov, ki jih pošiljate.

Vnaprej natisnjeni obrazci

Če tiskate svoje lastne obrazce W-2, jih lahko pridobite iz več virov.

  • Spletno mesto za naročanje obrazcev IRS (traja 7-15 dni)
  • Spletni dobavitelj obrazcev ali trgovina s pisarniškim materialom.
  • Vaš pripravljavec davka ali storitev plačevanja

Natisni W-2

Natisnite obrazce in preverite, ali so v skladu s predhodno natisnjeno obliko, če jo imate.

Razdelite W-2

Zaposlenemu: kopije B, C, 1 in 2

Upravi za socialno varnost - Kopija A. SSA zahteva, da do konca februarja pošljete kopijo A iz W-2 vsakega zaposlenega skupaj z obrazcem W-3.

Obdrži kopijo D za svoje zapise.

Še vedno zmeden glede obrazca W-2? Odgovori na vaša vprašanja o obrazcih W-2

Nasveti za pripravo obrazca W-2

  1. Državna davčna številka vašega podjetja NI vaša številka državnega davka na promet. Številne države uporabljajo zvezno davčno številko (EIN) in na koncu dodajo številke. Za informacije poiščite pri državnem oddelku za prihodke.
  2. Nasvet dohodka. Dohodki za napotke zaposlenih so predmet davkov za socialno varnost in davka Medicare, vključno z dodatnim davkom Medicare.
  3. Polje 12 - Več kot 4 predmete
  4. Če imate za polje 12 več kot 4 predmete, boste morali dodatne elemente postaviti na drugo W-2. Vendar ne vključujejte plače zaposlenega in odtegnjenega dodatnega W-2.

  1. Obrazec W-3, skupaj s kopijo A iz vseh obrazcev za zaposlene W-2 mora Uprava za socialno varnost do 31. januarja. Ko izpolnite W-3 in imate vse obrazce W-2, jih čim prej pošljite zaposlenim, zato imajo priložnost za pregled obrazcev. Če odkrijejo napake, jih lahko odpravite, preden do 31. januarja v SSA pošljete konsolidirano poročilo.

Izjava o omejitvi odgovornosti: Informacije v tem "Kako" so za splošne namene, da vam pomagajo zbrati podatke, ki jih potrebujete za pripravo in tiskanje obrazcev W-2. Niso namenjeni davčnemu nasvetu in nikakor ne poskušajo biti te informacije izčrpne ali pa vam povedo vse podatke, ki jih morate vključiti v obrazce W-2. Za informacije o vašem konkretnem položaju se posvetujte s svojim davčnim strokovnjakom.


Sorodni Članki:

✔ - Neodvisni izvajalci ali zaposleni?

✔ - Koristi programa vrnitve na delo

✔ - Kaj je zakon o pravilih izterjave dolgov (FDCPA)?


Pomoč? Delite To S Svojimi Prijatelji!