Avtorjev Blog O Finančnem In Poslovnem

Povečanje udeležbe na seminarjih in poslovnih dogodkih

Seminar ali poslovni dogodek je uspešen le toliko kot število zainteresiranih udeležencev. Takole lahko načrtujete dogodek, ki bo pritegnil veliko udeležbo.


Najpomembnejši korak k premagovanju strahu pred pomanjkanjem udeležbe na kakšni prireditvi ali povečanju seznama RSVP je spoznanje, da ljudje resnično uživajo v obiskovanju dobro izvedenih seminarjev in drugih dogodkov. Udeleženec na poslovnih srečanjih dobi priložnost za spoznavanje novih informacij in interakcijo z vrstniki in voditelji na svojem področju. Toda najuspešnejša srečanja presegajo glavne zvezde in navdihujoče predstavitve; ustvarijo toplo, prijazno okolje za vse - kar jim omogoča bolj prijetno. Takole lahko načrtujete prijeten poslovni dogodek, ki bo pritegnil veliko udeležbo.

  • 01

    Ustvari veliko agendo

    Skupina ljudi, ki stoji ob oknih konferenčne dvorane, se druži med odmorom za kavo

    Ko gostitelji razumejo, da ljudje uživajo v dogodkih, je pomembno, da ustvarite program, ki se ga je vredno udeležiti. Dnevni red bi moral biti osredotočen na eno samo temo, da ne bi preplavili udeležencev, vendar bi moral imeti dovolj raznolikosti, da bi ohranil zanimanje udeležencev. Na primer, naslednji vzorčni razpored poldnevnega seminarja upošteva potrebe udeležencev srečanj od hrane do odmorov do predstavitev:

    • 8:00 prihod in zajtrk
    • 8:45 popoldne pozdravno sporočilo
    • Ob 9:00 uri govornik
    • 10:00 počitek
    • Ob 15:15 panelna razprava
    • 11.30 Zaključne besede

  • 02

    Bodite občutljivi za koledar in uro

    Moški in ženska v pisarni, ki imata sestanek

    Thomas Tolstrup / Getty Images

    Kljub najboljšemu dnevnemu redu imajo udeleženci dogodkov nastavitve, kdaj se želijo udeležiti takšnih programov in kdaj se ne. V nekaterih sezonskih panogah včasih tudi ne gre. Pri načrtovanju datumov in ur dogodka upoštevajte naslednje:

    • Udeleženci imajo raje jutranje urnike seminarjev
    • Udeleženci raje cenijo dogodke takoj po delu
    • Torek in četrtek sta priljubljena dneva srečanj
    • Če je mogoče, se izogibajte sestankom
    • Izogibajte se načrtovanju sestankov na počitnice in predvečer praznikov
    • Bodite občutljivi za udeležence potovalnih zahtev za dogodek

    Prav tako pomembno je ustvariti ugled, da se začne pravočasno in konča pravočasno - zlasti za letne ali ponavljajoče se dogodke.

  • 03

    Določite edinstveno in priročno lokacijo

    Mreženje poslovnih ljudi na konferenci

    Večina poslovnih sestankov poteka v hotelih in takšen kraj sam po sebi ni tako edinstven. Lahko se odločite za prekinitev plesni in poiščete odlično ne-hotelsko prizorišče ali pa prepoznate, da vsi hoteli niso ustvarjeni enakovredno in poiščite odličen hotel. Glavna točka pri tem je, da izberete lokacijo, kamor se bodo vaši gostje želeli odpraviti. Navsezadnje se bodo odpravili od svoje rutine in želijo uživati ​​v dogodku. Upoštevajte naslednje dejavnike:

    • Izberite prizorišče, ki je blizu večine udeležencev
    • Izberite prizorišče, kjer bi se udeleženci uživali
    • Izberite prizorišče, ki bo doživelo podobne prireditve
  • 04

    Sestavite ustrezen seznam gostov

    Ženske za mizo imajo poslovni sestanek

    Willie B. Thomas / Getty Images

    Uspešna srečanja imajo določeno temo ali sporočilo in ciljno publiko za to sporočilo. Dragoceno je sestaviti seznam gostov, ki vključuje ustrezne udeležence, tudi če so razvrščeni po pomembnosti. Domačini prepogosto sestavljajo glavni seznam bodočih gostov, da bi nato srečanje odprli množici. To bo delovalo le, če poskušate zapolniti sedeže glede na igro s številkami.

    Na poslovni sestanek, konferenco ali seminar ne bi smeli gledati kot na neposredno pošiljanje po pošti s stopnjami 1–3% RSVP. Všeč nam je, da stranke oblikujejo posebne sezname ciljnih udeležencev - ljudje, ki se jih resnično želijo udeležiti s stopnjami RSVP 50% ali več.

    Še zadnja misel o udeležencih: Poskusite na sestanek povabiti posameznike podobnega ranga in izkušenj.

  • 05

    Povabi, povabi, povabi!

    Skupina poslovnih ljudi, ki se nasmehnejo in razpravljajo v pisarni

    Caiaimage / Getty slike

    Eden od ključev za veliko udeležbo na vašem dogodku je povabilo ljudi zgodaj in spremljanje. To pomeni pošiljanje opomnikov tistim, ki še niso RSVPed, in potrditve tistim, ki jih nimajo. Tudi pošiljanje opomnika o dogodku tik pred dogodkom potrjenim gostom običajno ni slaba ideja.

    Pomembno je ustvariti navdušenje okoli dogodka. Tradicionalna tiskana povabila so primerna, vendar postaja postalo pravilo tudi, da si ogledujete e-pošto in celo socialne medije, odvisno od vaše publike. Preizkusite ta pristop:

    1. Pred pošiljanjem povabil omenite dogodek gostom, ki jih vi ali vaša ekipa osebno poznate.
    2. Pošlji a shrani Datum zgodaj v postopku načrtovanja (papirnato ali elektronsko).
    3. Pošljite podrobno vabilo, vključno z osvetlitvami dnevnega reda (papirnato ali elektronsko) z zahtevo RSVP.
    4. Podrobno vabilo z osebno noto ponovno pošljite osebnim prijateljem ali znancem (elektronsko). *
    5. Spremljajte potrjene goste en do dva dni pred predvidenim dogodkom (elektronsko ali po telefonu).

    * Lahko tudi uradno pokličete goste in pošljete osebno povabilo na dogodek.

  • 06

    Ne podcenjujte moči osebnih povabil

    Skupina ljudi na poslovni konferenci

    Popolnoma nove slike / Getty slike

    Fizično povabilo - bodisi tiskano ali elektronsko - je lepo, vendar ga ne bi smeli gledati kot nadomestilo za osebno razširjeno povabilo prijateljem, kolegom ali znancem (razen če seveda načrtujete velik simpozij ali konvencijo s 500 ali več udeležencev). To je korak, zaradi katerega se mnogi gostitelji prikradejo... nočejo dvigniti telefona, vendar lahko to pomeni razliko med visokimi stopnjami RSVP-jev (z nizko hitrostjo brez prikaza) in manj kot idealno.

    Pri nekaterih dogodkih lahko to odgovornost delite. Seznam gostov na dogodku je pogosto sestavljen iz seznamov stikov, ki jih vodijo različni posamezniki, tisti posamezniki, ki imajo povabljene v najtesnejših odnosih, pa morajo neposredno povabiti svoje goste.

  • 07

    Vzpostavite si ugled za izvajanje odličnih programov

    Poslovni ljudje, ki se pogovarjajo na sestankih

    Vsi so se udeležili dobrih konferenc in slabih konferenc. Enako velja za seminarje in druge priznane prireditve. Na srečo načrtovalcev dogodkov ljudje pogosteje uživajo v srečanjih, ki se jih udeležujejo.

    Ključno pri tem je pomagati vaši stranki, da si ustvari ugled pri zagotavljanju odličnih poslovnih programov. Kot se morda zdi preprosto, če je nekdo užival na vašem zadnjem dogodku, je bolj verjetno, da se bo udeležil prihodnjih programov - in morda celo pripeljal prijatelja ali kolega.

  • 08

    Pošlji Nadaljnje komunikacije in se zahvalite udeležencem

    Rokovanje poslovnih ljudi v konferenčni sobi

    Caiaimage / Getty slike

    Ker se ljudje udeležujejo sestankov za zbiranje novih informacij, mnogi udeleženci cenijo prejemanje dodatnih materialov in gradiva, na katerega so se lahko sklicevali predstavniki in drugi ljudje v vaši organizaciji. Nadaljnje spremljanje je odlična priložnost za izmenjavo teh informacij in širjenje zahvalnih sporočil tistim, ki so se dogodka udeležili.

    The Hvala vam upoštevajte in spremljajte komunikacijo je nekaj, kar mnoge organizacije pogosto spregledajo, toda tiste, ki koristi ne izkoristijo.


  • Sorodni Članki:

    ✔ - Spodbude za uvoz / izvoz

    ✔ - Je težko uspeti na eBayu?

    ✔ - Najboljši načini pristanka mesečnih donatorjev


    Pomoč? Delite To S Svojimi Prijatelji!