Avtorjev Blog O Finančnem In Poslovnem

Napake, ki jih je treba preprečiti pri načrtovanju dogodka

Pri načrtovanju prihajajočega dogodka se izogibajte tem petim pogostim napakam pri načrtovanju dogodkov. Ti enostavno sledljivi nasveti pomagajo zagotoviti uspeh vašega dogodka.


Napake se dogajajo redno v poslu in v našem osebnem življenju. Tako rastemo in se učimo. Toda nekatere napake so drage. Naredite korake, ki so potrebni, da se izognete tem pet zelo pogostim napakam pri načrtovanju dogodkov in - če se zmotite - bodite prepričani, da ne boste storili iste napake drugič.

Ne začnemo dovolj zgodaj

Odlašanje je vaš sovražnik. To je ena najpogostejših napak pri načrtovanju dogodkov, ki se ji želite izogniti. Če predčasno ne začnete procesa načrtovanja dogodkov, lahko to povzroči številne težave. Takoj ko bo izbran datum in imate splošen obseg svojega dogodka in proračuna, se lotite dela. Hoteli in druga mesta se rezervirajo vnaprej, tako da je to čim prej varno. Če tega ne boste storili, boste omejili izbiro prizorišča in na žalost boste ostali brez prizorišča.

Govorniki gostov in zabava v živo se tudi rezervirajo pred dejanskim datumom dogodka. Ko je datum vašega dogodka varen, opravite raziskavo in ko se odločite za izbranega izvajalca, takoj podpišite pogodbo.

Organizacija s kontrolnim seznamom za načrtovanje dogodkov je še ena naloga, ki se je je treba lotiti takoj. Če preslikate vse korake v postopku načrtovanja dogodkov, določite, kdaj jih je treba dokončati, in oblikujete časovnico za vsakega, boste imeli dragocen vodnik, s katerim boste začeli in vas spremljali. Če želite začeti prepozno, je ena najpogostejših napak pri načrtovanju dogodkov.

Ne preverjajte tekmovalnih dogodkov

Ste kdaj načrtovali svoj dogodek samo zato, da se naučite - ko se začne postopek načrtovanja in določi datum dogodka -, da se isti dan odvija še en tekmovalni dogodek? Le en dogodek bo pritegnil množico, zato ne tvegajte in prekrižajte prstov, da bodo povabljeni izbrali vaš dogodek. V celoti se izogibajte situaciji.

Bodite pozorni in preverite morebitne konflikte, preden bo prepozno. Oglejte si urnike industrijskih srečanj (tako velikih kot majhnih), bližino počitnic, večjih športnih dogodkov in lokalnih srečanj, ki lahko ogrozijo tiste, ki se vozijo na dogodek. Ko se odločite za datum dogodka, poiščite besedo svojim gostom. Obvestila »Shrani datum« in seznami »Prihajajoči dogodki« dajo zainteresiranim priložnost, da svoj dogodek označijo na svojih koledarjih.

Ne potrditev prodajalcev

Podpisana prodajalčeva pogodba je pravno zavezujoča pogodba in vam daje nekaj pisnega, da lahko prodajalec odgovarja za storitve, ki jih zagotavljajo. Vendar pa v času dogodka za vas ne stori nič, ko se zavedate, da prodajalec ni nastopil. Ta pogodba v roki ne bo postregla s hrano vašim lačnim gostom ali dostavila miz in stolov v prazno dvorano z balinami. Z vsakim prodajalcem potrdite ne enkrat, ampak dvakrat. Ja, dvakrat. Potrdite prejem podpisane pogodbe, ko se strinjate s pogoji.

Še enkrat potrdite pred samim dogodkom. To ni pogovor o podrobnostih o dostavi hrane ali dekorju; to je natančno spremljanje, da se vaš dogodek še vedno nahaja v njihovem koledarju.

Prodajalci prireditev rezervirajo več dogodkov in zelo težko se bo vaša dokumentacija izgubila med premerom ali zgrešila kdo drug v podjetju. Zato se prepričajte, da se to ne zgodi tako, da se obrnete na njih, da se prijavijo in potrdijo, da je vaš dogodek in podrobnosti glede datuma, časa in storitev, ki jih je treba opraviti, dejansko v njihovem urniku. In naj bo ta prodajalčeva pogodba vedno na voljo.

Nimate "načrta B"

Načrt ukrepov ob nepredvidljivih dogodkih je obvezen za vse dogodke, posebej pa za tiste dogodke, ki bodo predvidoma organizirani na prostem. Vremenske razmere so nepredvidljive in če orkan, močne vetrovnice ali nevihta s točo grozijo, da bodo odpovedale vaš dogodek, imejte rezervni načrt. Dežni datumi, nadomestna prizorišča dogodkov in spremenjeni razporedi dejavnosti so vse možnosti, če je treba vaš dogodek na prostem - ali njegov del - premakniti v zaprtih prostorih.

Poleg priprave na vremenske negotovosti se lahko pred časom spopadejo tudi druge nenavadne okoliščine. Izpadi električne energije se lahko zmanjšajo z nameščanjem generatorja na mestu. Prelivno parkiranje se lahko premakne na drugo, vnaprej določeno mesto. Težave z razpoložljivostjo hotelske sobe je mogoče rešiti tako, da ostane nekaj rezervnih sob v rezervi znotraj vašega hotelskega bloka. Upoštevajte posebnosti vašega dogodka in razmislite o tistih področjih, ki so bolj dovzetna za vprašanja, ki se pojavljajo. Z načrtovanjem vnaprej in razvojem alternativnih scenarijev se lahko izognete eni najdražjih napak pri načrtovanju dogodkov.

Ne najemite dovolj pomoči

Ko gre za najem osebja za dogodke, je boljše. To vas bo stalo več denarja, vendar bo morda prihranilo vaš dogodek. Predstavljajte si: varnostno kopijo avtomobilov, ki čakajo na parkirišče, medtem ko parkirni uslužbenci srdito poskušajo biti v koraku. Vrst razočaranih gostov, ki čakajo, da naročijo pijačo, ko se en strežnik bori, da bi bil v koraku s povpraševanjem. Delavci, ki so se prijavili na dogodke, so preplavili veliko število gostov, ki so pravkar prispeli, zaradi česar so utrujeni popotniki predolgo čakali na prijavo. Če imate na voljo dodatno osebje za dogodke, ki vam pomaga v napornih časih, nudi dodatno storitev za območja, ki jih potrebujejo, rešuje težave, ki se pojavijo, ali pa bodite gostom, ki prihajajo, z vprašanji lahko vaš dogodek povzdigne iz dobrega v vrhunski dogodek.

Pri najemu osebja za dogodke poiščite osebje z izkušnjami, ki bodo delale vrsto dogodka, ki ga načrtujete. Najemite samo profesionalne, zelo priporočljive kadre. Poučite jih o tem, kaj se dogaja na dogodku, o gostih, ki se jih bodo udeležili, o vaših pričakovanjih in o tem, kdo je njihov stik, če bodo imeli vprašanje ali težave. Osebje za dogodke - čeprav jih ponuja zunanji prodajalec - predstavlja vas in vaše podjetje za načrtovanje dogodkov. Negativno srečanje z osebjem dogodkov bo zaživelo v spominu gosta in stranke ter lahko spodbudilo tudi najbolj dobro načrtovane dogodke.


Sorodni Članki:

✔ - Podlaga za popravilo okvarjenih temeljev

✔ - Kaj morate vedeti o sprejemanju donacij kreditnih kartic

✔ - Nasveti za načrtovanje spletnega mesta vaše restavracije


Pomoč? Delite To S Svojimi Prijatelji!