Avtorjev Blog O Finančnem In Poslovnem

Priprava vodnika za načrtovanje konference

Organizacija je ključna za uspešno konferenco


Načrtovanje konference zahteva nabor spretnosti, ki vključuje neverjetne organizacijske sposobnosti, sposobnost večopravilnosti, energije, kreativnosti, poslovne spretnosti, medosebne veščine in pozornost do podrobnosti. Zahteva tudi izčrpen vodnik za načrtovanje konferenc, ki vas ne bo le sproti načrtoval, ampak vam bo zagotovil prepotrebno zagotovilo, da na poti niste kaj pozabili.

Načrtovanje konferenc se razlikuje od drugih vrst načrtovanja dogodkov in vključuje dodatne korake. Konference so ponavadi obsežni dogodki, ki običajno načrtujejo leto ali več. Vaš seznam opravil lahko vključuje izbiro prizorišča, rezervacijo hotelskih sob, nastavitev spletne registracije, zavarovanje govorcev, urejanje gostinskih apartmajev, gostovanje razstavne dvorane, načrtovanje sestankov, ravnanje s hrano in pijačo in drugo. Priprava dobro organiziranega priročnika za načrtovanje konferenc, ki preslika korake, je obvezen za vsakega uspešnega načrtovalca konferenc.

Naslednji koraki vam bodo pomagali pripraviti vodnik za načrtovanje konferenc, ki bo služil kot načrt za načrtovanje katere koli konference. Prilagodite in spremenite vodnik glede na dogodek, ki ga načrtujete, in ga imejte blizu. Ko ga pravilno pripravite in uporabite, bo kmalu postal vaše najdragocenejše orodje za načrtovanje konferenc.

Začnite z osnovami načrtovanja konferenc

Prvi del vodiča za načrtovanje konference mora vsebovati osnove glede konference:

  • Datum in ura dogodka
  • Lokacija dogodka (če je znana)
  • Namen dogodka

Vključite vse druge znane elemente, na primer nadomestne datume ali število udeležencev.

Kakšen je načrt?

Preden se lotite načrtovanja različnih elementov konference, morate ugotoviti, kaj so ti različni elementi in kje so ti v celotni shemi vašega dogodka. Zato vzemite pisalo in blazinico ali se usedite pred računalnik in začnite zapisovati vse, kar vam pade na pamet.

Ne skrbite, če stvari navedete po pomembnosti ali v kakršnem koli kronološkem zaporedju. To bo prišlo kasneje. Zdaj boste v bistvu izdelali zelo dolgo, a preprosto različico svojega seznama opravil, ki bo razdeljena na različne samostojne sestavne dele, ki jih je treba obravnavati posamično med postopkom načrtovanja.

V tem razdelku je lahko našteto naslednje:

  • Izbira kraja
  • Izbor hotelov
  • Prostor za sestanke
  • Gostinski apartmaji
  • Konferenčna razstavna dvorana in stojnice
  • Otvoritvena slovesnost
  • Registracija govornikov / razstavljavcev
  • Registracija udeležencev
  • Potovalni aranžmaji
  • Značke udeležencev
  • Program prireditev
  • Hrano in pijačo
  • Avdio-vizualni
  • Osebje na kraju samem

Pri sestavljanju tega seznama si vzemite nekaj dodatnega časa, da ne spregledate ničesar in nadaljujete in dodate vse, kar se pozneje pojavi. Naj vas ne preplavijo številna navedena področja odgovornosti; Namen tukaj je razmišljati o vsem zdaj, da boste lahko učinkovito načrtovali in upravljali vsako postavko.

Izberite kraj

Ko določite, kdaj bo konferenca potekala in boste razumeli celoten obseg dogodka, je naslednji korak izbira kraja. Glede na velikost konference boste morda lahko izbrali eno prizorišče za vse vaše potrebe po konferenci, od razstavne dvorane do sejne sobe, banketnih dvoran in hotelskih sob.

Če je konferenca prevelika, da bi jo lahko nastanili na enem mestu, poiščite prizorišče, ki je v bližini zunanjih hotelov ali gostinskih lokalov, tako da udeležencem konference ni treba potovati predaleč, da bi se lahko premaknili z enega dogodka na drugega.

Pomislite na registracijo udeležencev

Kako se bodo udeleženci prijavili na to konferenco? Kako bodo prejeli potrdilo o registraciji? Kako se bodo na konferenci ustvarile in razdelile oznake z imeni? Vaš vodič za načrtovanje konferenc bo vseboval odgovore na vsa ta vprašanja in ga je treba posodobiti, ko se začne registracija konference.

Če se pričakuje, da bo dogodek povzročil veliko množico, je to pravi način za registracijo spletnih konferenc. Sistem lahko obdeluje plačila, spremlja registracije in organizira druge ustrezne informacije ter pomaga pri ustvarjanju poročil.

Razstavljavci in konferenčne razstavne dvorane

Razstavni prostori so običajna konferenca, saj sponzorjem in prodajalcem omogočajo najem prostora za promocijo svojih izdelkov in storitev. To je tudi priložnost, da gostitelj konference prinese prihodek, če je razstavni element učinkovito promoviran in dobro sprejet. Glede na velikost vaše konference bo upravljanje razstavljavcev in razstavnih dvoran zahtevalo dodaten čas in sredstva, zato ustrezno načrtujte.

Kot je navedeno zgoraj, so spletni sistemi za registracijo konferenc najboljši način za sledenje registracij, zato če pričakujete veliko število razstavljavcev, potem razmislite o vključitvi registracije razstavljavcev v svoj sistem registracije udeležencev. Razstavljavci bodo potrebovali tudi naslednje:

  • Značke razstavljalcev
  • Zemljevid konferenčne razstavne dvorane s številkami stojnic
  • Priročniki za postavitev in raztrganje razstavne kabine
  • Razstavljajo pogodbe za kabine
  • Seznam prodajalcev na kraju samem za pomoč pri razstavljanju najemnin in storitev

Kot načrtovalec konference boste odgovorni za najem varnosti za zagotovitev varnosti materialov, ki se nahajajo v razstavni dvorani.

Načrtujte podrobnosti konference

Z večjimi težavami, kot sta na primer izbira prizorišča konference in registracija udeležencev, lahko svoj fokus preusmerite na načrtovanje podrobnosti konference. Kot pri načrtovanju dogodkov katere koli narave je tudi organiziranje dogodkov enako pomembno kot pozornost do detajlov.

Zdaj je čas, da izvlečete dolg seznam perila predmetov, ki ste ga sestavili na začetku postopka načrtovanja konferenc. Poglejte seznam in po potrebi spremenite ali dopolnite, da odražajo najnovejše naloge in odgovornosti. Nato postavite te elemente v kronološkem zaporedju, začenši s predmeti, ki jih je treba ali je treba izpolniti daleč vnaprej. Na primer:

  • Knjižni blok hotelskih sob
  • Rezervirajte razstavni prostor
  • Raziskovalni sistemi za registracijo spletnih konferenc
  • Načrtujte marketinški načrt konference

Začnite na začetku in pojdite od tam. Za vsako podrobnost, ki jo je treba navesti, je treba nadaljevati, da se zagotovi, da so pogodbe podpisane in prejete. Ko se datum konference bliža, bodo vaši akcijski predmeti vključevali kratkoročne naloge, kot so:

  • Izberite barvno shemo in dekor
  • Naredite cvetlične aranžmaje
  • Cthe meni kosmulja
  • Dogovorite se za letališki prevoz za govorce ali VIP osebe

Priročnik za načrtovanje konference si oglejte kot priročnik za vse, kar je vključeno v načrtovanje konference, ne glede na to, kako majhno je. Ta priročnik bo hitro postal neprecenljivo orodje, ki vas ne bo samo držalo organizirano in na urniku, ampak bo pomirilo živce, ko se bo bližal veliki datum in spraševali, ali ste kaj pozabili.


Sorodni Članki:

✔ - Najemniki 9 standardov se morajo izpolniti, da izpolnjujejo pogoje za najem

✔ - Zaposleni, ki se ujemajo z darilnimi programi, povečujejo neprofitni dohodek

✔ - Koliko stane franšiza koče za pico?


Pomoč? Delite To S Svojimi Prijatelji!