Avtorjev Blog O Finančnem In Poslovnem

Profesionalni poslovni etiket za poslovni telefon

Kako pozdravljate stranko po telefonu, je pomembno za poslovanje


Današnji prefinjeni telefonski sistemi lahko podjetjem, ki imajo veliko količino klicev, olajšajo, vendar isti sistemi pogosto motijo ​​kličoče, ki se želijo samo pogovarjati z osebo.

Ko stranke končno dosežejo člana vašega osebja, je ključnega pomena, da oseba, ki sprejema telefon, z vljudnostjo ravna z osebami. Preprosto povedano: do klicateljev ravnajte tako, da bi želeli, da vas obravnavajo v poslovnem klicu.

Tu je nekaj ključnih točk, ki jih morate upoštevati pri izvajanju profesionalnih telefonskih interakcij, ki vam in vašim zaposlenim pomagajo ustvariti kulturo poslovnega telefona v vašem podjetju.

  • 01

    Prenos klicev

    ženska, ki se pogovarja po telefonu v pisarni

    Prenos telefonskega klica je več kot zgolj poznavanje gumbov, ki jih želite pritisniti na vaš telefonski sistem. Če klic prenašate, ker morate situacijo prenesti na nadzornika, se s kličočem pozanimajte, kaj se dogaja in zakaj.

    Če vaš telefonski sistem to omogoča, ostanite na liniji in seznanite klicatelja z naslednjo osebo, s čimer zagotovite, da se klic poveže in se klicatelj počuti spoštovanega. Preden se predate, vprašajte, ali ima klicatelj kakšna dodatna vprašanja ali potrebuje kaj od vas.

  • 02

    Zadrževanje klicatelja

    Ko je klicanec zadržan, se vam zdi, da traja minuto, ne glede na to, kako prijetna je glasba vašega podjetja.

    Poskusite počakati na premor v pogovoru, preden pokličete klicateljem, da jih preložite na čakanje - torej se izogibajte klicem, če jih sploh kličete.

    Poskrbite, da bodo razumeli, zakaj jih zadržite, in bodite resnični o tem, kako dolgo lahko traja. Oprostite se za neprijetnosti in če jih ne morete zadržati, je najbolje, da jih pokličete, namesto da jih prosite, da vas pokličejo nazaj.

    In poskusite biti sočutni do svojega klicatelja; nikomur ni všeč, da bi ga zadržali, zato bodite tako vljudni, kot to dopuščajo razmere.

  • 03

    Končanje klica

    Obstaja več razlogov, da boste morda morali končati telefonski klic, preden je klicatelj pripravljen. Če je klicatelj nasilen ali uporablja nesramen ali grozeč jezik, vam ni treba tolerirati.

    Povejte jim, da končate klic zaradi njihovega žaljivega jezika, vendar ne vmešajte v žalitve ali nazaj. Bodite prepričani, da take klice prijavite svojemu nadzorniku.

    Če morate končati klic, ker je klicatelj preprosto dolgotrajen (kar je pogosteje), počakajte na premor in poskusite končati stvari vljudno. Lahko rečeš nekaj takega: "Lepo je bilo govoriti s tabo, zdaj pa moram poklicati še en klic."

    Vprašajte, ali ima kličoči še kakšna vprašanja, preden ga pusti, naj bo jasno, da prekinete klic.

  • 04

    Ustvarjanje posameznih voščil z glasovno pošto

    Pozdrav glasovne pošte je izjava, kdo ste in kaj vaše podjetje ceni. Kratek in nenaden pozdrav glasovne pošte ne ustvari dobrega prvega vtisa, dolg, izrisan pozdrav pa frustrira klicatelje.

    Poskusite učinkovito priti do točke: navedite, kdo ste, ime podjetja in zakaj ne morete sprejeti klica (v pisarni, na drugem klicu, za nekaj časa).

    Ni treba, da navedete preveč podrobnosti - dovolj, da klicatelj ve, da je slišan ali da boste vrnili klic.

  • 05

    Pisanje skripta za avtomatiziranega udeleženca

    Prva stvar, ki jo vaši kupci in poslovni sodelavci slišijo, ko pokličejo vaše podjetje, je avtomatizirana spremljevalka vašega telefonskega sistema.

    Predstavite oštevilčene možnosti ob predpostavki, da vaš kličoči ne pozna podjetja in potrebuje smernice. Prepričajte se, da kličoči vedo, da če imajo neposredno razširitev za določeno osebo, jo lahko kadar koli neposredno kontaktirajo.

    Za vse druge klicatelje, poskusite uporabiti najbolj znane številke za vsako končnico (na primer "pritisnite nič za receptorja"). Opišite oddelek prej s številko, na primer "Za podporo strankam, pritisnite 5."

  • 06

    Pisanje skripta za avtomatiziranega spremljevalca za popoldanske ali poslovne zapore

    Če se vaše podjetje ustavi po določenem času ali ob koncih tedna in nihče ni na voljo, da bi odgovoril ali pomagal vašim kličočim, ustvarite popoldanski samodejni pozdrav spremljevalcev. Sporočite svojim klicateljem, da je podjetje zaprto, in na koncu jih prosite, naj pokličejo. Ne pozabite vključiti običajnih ur delovanja.

  • 07

    Zapuščanje profesionalnega telefonskega sporočila

    Glasovno poštno sporočilo je postalo standardni del vsakega telefonskega sistema poslovnega razreda in vedeti, kako pustiti profesionalno telefonsko sporočilo za glasovno pošto - poleg tega, kako odgovoriti na eno-odraz pozitivno na vaše podjetje. Vsi zaposleni, ki uporabljajo telefon kot del svoje službe, bi morali vedeti, kako pustiti profesionalno telefonsko sporočilo.


  • Sorodni Članki:

    ✔ - Kako Amazon spreminja upravljanje dobavne verige

    ✔ - Počasi zaposleni

    ✔ - Katere ugodnosti zaposlenih so za moje poslovanje odbitne?


    Pomoč? Delite To S Svojimi Prijatelji!