Avtorjev Blog O Finančnem In Poslovnem

Navodila za načrtovanje konferenc po korakih

Načrtovanje konference je velika naloga, zato se želite organizirati od začetka. Tu je naš vodnik za organizacijo konference od začetka do konca.


Če želite organizirati konferenco od zgoraj navzgor, je potrebno veliko vnaprejšnje preudarnosti in zbiranja podatkov. Celoten postopek lahko traja nekaj let, odvisno od velikosti skupine, vendar je mogoče uspešno konferenco začeti v enem letu, če lahko sprejmete hitre odločitve.

Resničnost načrtovanja konference je ta, da lahko brez kakršnih koli izkušenj izgubite veliko časa, če premišlite vsako drobno podrobnost, hkrati pa spregledate pomembnejša vprašanja. Da bi poenostavili postopek za prvošolce, smo predstavili najpomembnejše korake, hkrati pa vam zagotovili povezave do naših podrobnejših navodil o vsaki posamezni temi. Rezultat je vodnik za načrtovanje konferenc, ki vam bo pomagal začeti s trdno predlogo.

1. korak: Izdelajte vizijo svoje konference

Vsak dogodek se začne z vizijo, vendar boste morali svojo vizijo spremeniti v besede in številke, da boste merili stroške in sprejemali informirane načrtovalne odločitve. Najprej morate začeti z osnovami, kot je kdo, kaj, kdaj, kje in zakaj.

Preberite več: Načrtovanje dogodkov 101: Priprava bistvenih podrobnosti

2. korak: Ustvarjanje poslovnega načrta

Če vaše konference ne financirajo nepovratna sredstva ali organizacija, boste morali presoditi, od kod prihaja vaš denar in za kaj se porablja. Prvi del te enačbe, prihodek, je treba izračunati zgodaj v postopku načrtovanja.

Zdaj, da bi ceno konference postavili, morate imeti predstavo, kaj nameravate ponuditi udeležencem. Vaš načrt poti in zvočnikov bosta dejavnik prodaje za potencialne registracijske zavezance.

3. korak: Primerjava prizorišč in storitev

Ko imate natančnejšo predstavo o tem, kdaj bo potekala vaša konferenca in koliko ljudi se želite udeležiti, lahko nato začnete nakupovati za primerno mesto. Upoštevajte, da bodo z izbiro prizorišča določeni tudi vaši gostinski in avdio / vizualni stroški. To je zato, ker večina konferenčnih centrov in prireditvenih hotelov zahteva, da za kakršne koli dogodke na kraju samem uporabljate njihove lastne storitve.

Na večini konferenc bo treba zagotoviti kakšno nočitev za goste, ki potujejo izven regije. Ta potreba ustvarja še en sklop premislekov, ki bodo upoštevali vašo odločitev o kraju dogodka.

Preberi več:

  • Kako oceniti vsako prizorišče
  • 10 nasvetov za najem gostinca

4. korak: Najem in upravljanje registrantov

Tudi najbolj priljubljene konference morajo učinkovito tržiti svoj dogodek in zapolniti vsak sedež v hiši. Udeležba je najpomembnejši dejavnik za uspeh vašega dogodka. Dobre številke udeležbe prinašajo prihodke in priložnosti za sponzorstvo. In več ljudi, ki ste se registrirali, bo ustvarilo več povpraševanja po oglaševanju in udeležbah. Kratka zgodba, če lahko narišete množico, bo vse ostalo postalo na svoje mesto veliko lažje.

Upravljanje registracije postane težje, ko se vaš dogodek povečuje. Tu lahko spletni sistem registracije pomaga slediti številki, obdelati plačila in organizirati podatke.

Preberi več:

  • Pregledane so rešitve za spletno registracijo dogodkov
  • 6 Nizkocenovni načini za trženje vaše spletne konference

5. korak: Načrtovanje podrobnosti na kraju samem

Končno lahko po organizaciji in izvedbi poslovnih elementov konference začnete razmišljati o podrobnostih na kraju samem. To vključuje način, kako bodo udeleženci krmarili po konferenci, splošna postavitev vsake sobe ter razdelitev hrane in pijače. To je del načrtovanja konference, ki ga večina ljudi povezuje z načrtovanjem dogodkov. Najboljši način za uskladitev vseh podrobnosti je sprehod po poti, kot bi želeli vaši gostje. Predstavljajte si, kako bodo razmišljali in ravnali v vsaki točki dneva, da bodo rešili težave, preden se bodo pojavili.

Preberi več:

  • Priljubljeni načrti za sejne prostore
  • Zamisli za učinkovito registracijsko tabelo
  • Podpisujete strategije za upravljanje toka konferenc

6. korak: Nasveti za upravljanje razstav

Na konferencah je običajno razstavni prostor ali prireditvena dvorana, kjer sponzorji in prodajalci najamejo prostor za promocijo svojih izdelkov. To je lahko zelo donosna priložnost za vašo konferenco, če vse dobro organizirate. Upoštevajte pa, da bo za razstavno območje potrebno veliko časa in virov, zato se prepričajte, da ste pripravljeni upravljati potrebe več prodajalcev, preden se boste zavezali k tej obliki.

Preberi več:

  • Prihodki in odhodki v poslovnem modelu sejmov


Sorodni Članki:

✔ - Kako zmagati na eBay dražbah z licitiranjem

✔ - Strukture franšiznih odnosov

✔ - Vrste posojil za poslovne nepremičnine


Pomoč? Delite To S Svojimi Prijatelji!