Avtorjev Blog O Finančnem In Poslovnem

Kako načrtovati pripravo učinkovitih srečanj po korakih

Načrtovanje učinkovitih srečanj je enostavno s temi preprostimi koraki, da postavite svoj cilj in vas spremljate na poti do rezultatov.


Če ste kot večina ljudi, ki jih poznam, je lahko misel na to, da bi dan preživeli na sestankih, ki se vračajo nazaj, grozna. Srečanja so lahko dolgočasna, so pogosto nepotrebna in vsekakor vzamejo čas za drugo (bolj ključno) delo. Toda srečanja so lahko zelo učinkovita in produktivna, če se načrtujejo pravilno. Tu je nekaj preprostih korakov za načrtovanje učinkovitih srečanj.

Odločite se, ali res potrebujete sestanek

Najprej se odločite, ali je načrtovanje sestanka res potrebno. Pogosto mislimo, da je formalni sestanek najboljši način za izmenjavo informacij ali diskusijo. Če pa lahko novice pošljete po e-pošti ali konferenčnem klicu ali zgolj z zbiranjem nekaj ljudi v vaši pisarni 15 minut, je verjetno dobra ideja, da formalno srečanje preskočite v celoti.

Povabite samo tiste, ki resnično potrebujejo biti tam

Ste bili kdaj povabljeni na sestanek in se na pol spraševali, zakaj ste tam? Ne izgubljajte časa ljudi, če jih povabite na sestanek, ki se jim ni treba udeležiti. To ne bo učinkovito srečanje. Ali mora biti nekdo iz računovodstva prisoten na sestanku, da odgovori na vprašanja o proračunu? Nato povabite eno osebo iz računovodstva, ki je primerna za to nalogo.

Če morate sodelavca ali nadzornika obvestiti o tem, o čem je bilo razpravljati na sestanku, vam ga ni treba povabiti na dejanski sestanek. Preprosto pripravite povzetek sestanka in mu jih nato pošljite. Cenili bodo prihranjen čas in zagotovili boste, da bodo - ker ste jih dali v pisni obliki - v celoti obveščeni o razpravah.

Pošlji opomnike o srečanju

Življenje je zasedeno in koledarji se hitro rezervirajo z načrtovanimi dejavnostmi. Dva dni pred sestankom pošljite opomnik o nadaljnjem sestanku. Tisti, ki so povedali, da se bodo udeležili, bodo nato lahko potrdili, da jih lahko še storijo, ali če so se njihovi načrti spremenili in jih morate prestaviti.

Imejte dnevni red

Če želite načrtovati učinkovite sestanke, se najprej odločite, o čem bo razpravljalo. Kaj je cilj srečanja? Kaj želite doseči? Pred časom oblikujte dnevni red sestankov in ga razdelite udeležencem. Navedite čas začetka in vključite kratek seznam tem, ki jih je treba obravnavati. Svojega srečanja ne prepustite dolgotrajnemu, preveč podrobnemu programu. Navedite po imenu vse posameznike, ki bodo odgovorni za poročanje o določenem območju.

Ne pozabite, da je to pomembno za udeležence, pa tudi za vas. Ko določite svoj dnevni red, boste lažje ostali na temi.

Bodite jasni glede pričakovanj

Ko prvič pošljete obvestilo o sestanku, bodite jasni glede namena in pričakovanj. Se bo srečanje vrtelo okoli predstavitve? Bodo udeleženci morali zapisati? Ali pa je to seja za razmišljanje o možganih, za katero se pričakuje, da se bodo vsi predstavili z idejami in predlogi?

V nekaterih podjetniških kulturah zaposlenim ni treba sodelovati - le poslušajo in se vračajo na svoje delovne prostore. V drugih podjetjih zaposleni prosto sodelujejo. Na današnjih delovnih mestih za sodelovanje interakcija in deljenje idej ni le dobrodošla, pogosto je tudi namen celotnega srečanja.

Ko postavljate svoja pričakovanja, je tudi pravi čas, da pošljete potrebno branje ali gradivo, ki ga boste želeli pregledati. Tako se pripravijo na sestanek in presenečenj ni.

Začni ob Času

Začetek s časom je res pomemben, tako z vidika logistike kot produktivnosti. Če ste oseba, ki se običajno prikaže na sestanke pravočasno, potem razumete, kako lahko je frustrirajoče, ko stvari ne gredo, ko se ljudje spustijo v sobo. Kar se neizogibno zgodi, je, da gremo naprej, vsi vedo, da se ta srečanja nikoli ne začnejo pravočasno vsi se začne prikazovati pozno. Skrbite za svoje srečanje. Začnite takoj ob določenem času začetka. Zaprite vrata in začnite. Strangerji bodo hitro dobili sporočilo, da prihajajo pozno, in to napako bi morali storiti le enkrat.

Poleg tega se morajo vsi vrniti na delo, tako da nočete motiti celotnega delovnega dne.

Naj bo kratek in preprost

Večina sestankov je predvidena za uro, ko bo v mnogih primerih dovolj krajše časovno obdobje. Kadar je preveč časa, se čas zapravlja. Ljudje ostanejo po koncu zasedanja ali predolgo porabijo za določeno točko dnevnega reda. Naj bodo sestanki kratki in natančni.

Ostanite na temi

Sam dnevni red ne bo uspešno vodil sestanka. Držite se dnevnega reda in preprečite, da bi se razpravljali o tangentih. Odpravite vsa vprašanja, ki niso predmet teme, in navedite, da je to tema za drug sestanek ali pa bo obravnavana zasebno. Nihče ne mara begajočega sestanka, kjer je bila namenska zadnja točka za druge pogovore.

Izvedite manjša srečanja zunaj konferenčne dvorane

Sedenje v isti znani konferenčni sobi, zbrani za isto znano mizo, je ravno to - preprosto preveč znano. Da bi zaposlene spodbudili k interakciji, ustvarjalnemu razmišljanju in živahnim razpravam, razmislite o sestanku zunaj običajne konference.

Razmislite o sestanku za mizo zunaj, če prizorišče in vreme dopuščata. Poskusite se zbrati v skupnem prostoru z zofe in majhnimi mizami namesto velike konferenčne mize in vrtljivih stolov.

Ne bojte se drugačnega pristopa

Če pristop k sestanku ne bo uspešen, ne bojte se zamenjati tečaja. Na primer, če seja možganskih neviht daje tiho sobo z zelo malo dialoga, spremenite smer. Bodite prilagodljivi in ​​bodite pozorni na napredek celotnega srečanja.

Uporabite tehnologijo

Načrtujte uporabo tehnologije za ohranitev udeležencev. V današnjem digitalnem svetu je večina ljudi navajena videti grafiko ali videoposnetke, da bi podprli besede, ki jih slišijo. Pozivajte se na to miselnost in vključite avdiovizualne osebe, ko načrtujete svoj sestanek.

Računalniki, ki se projicirajo na velike zaslone, in predstavitve Smart Board, ki spodbujajo interakcijo, so dobrodošla sprememba v primerjavi s standardnimi dolgotrajnimi predstavitvami PowerPoint.

Ena točka o tehnologiji - ne pozabite jo najprej preizkusiti. Zadnja stvar, ki jo potrebujete, je, da se zmedete, ker prenosni računalnik ne deluje ali če ne potrebujete svojih vidnih pripomočkov, ko jih potrebujete. Če tehnologija ni vaš forte, naj se še kdo sreča pred sestankom. Vsekakor vam bo prihranil čas in vas sproti načrtoval, če boste pred tem malo pripravili delo.

Pošljite povzetek srečanja

V enem dnevu po sestanku pošljite kratek povzetek razprav. Dobro je, da z elektronskim sporočilom spremljate vse prisotne, tiste, ki se sestanka niso mogli udeležiti, in vse druge, ki jih boste morda morali obvestiti. Vključite tudi vse elemente dejanj, pri čemer določite, kdo je odgovoren za posamezen izdelek, kot tudi datum zapadlosti.


Sorodni Članki:

✔ - 4 Pomembna orodja za načrtovanje upravljanja gradnje

✔ - Kakšen način plačila izbrati za uvoz

✔ - Izjava o poslanstvu podjetja Panera Bread Company


Pomoč? Delite To S Svojimi Prijatelji!