Avtorjev Blog O Finančnem In Poslovnem

Nasveti za pisanje boljših donatorskih pisem

Nikoli ne morete reči preveč dobro ali prepogosto


Če se zahvalite donatorju, se konča ena transakcija, vendar zgradi most za prihodnjo podporo in globlje sodelovanje. Naredite to dobro in že ste na poti k prihodnjemu uspehu pri zbiranju sredstev.

Tukaj je deset nasvetov za to, da se vam zahvali pismo.

  • 01

    Dobite ga hitro po pošti

    Nabiralniki, Providence, Rhode Island

    Osemindvajset ur je idealen preobrat za zahvalno pismo. Če to ni mogoče, si prizadevajte za največ en teden. Želite, da se donator spomni, da je daroval tako, da vaša hvala okrepi njegovo dejanje in ga nagradi za dajanje.

    Hitro prejemanje pisma bo ime vaše dobrodelne organizacije ostalo v mislih donatorja, ga prepričalo, da ste prejeli donacijo, in ga navdušilo s svojo učinkovitostjo in premišljenostjo.

    Celo spletni donatorji bi morali prejeti poštno zahvalo, vendar je to drago in veliko neprofitnih organizacij se v spletu preseli v največji možni meri. V tem primeru se prepričajte, da vaš spletni donator ni prejel e-poštnega potrdila. Vzemite si čas za personalizacijo e-poštne zahvale in jo spremenite v nekaj nepozabnega

    Pripravite si najboljše prakse za e-poštno zahvalo. V polnih e-poštnih okencih lahko vaše pismo z zahvalo ostane neopaženo, zato bodite pozorni na njegovo temo in se prepričajte, da vrstica "od" jasno določa vašo organizacijo.

    Darovalcu po e-pošti zahvalite donatorja, ki jih morda pozabite. Izogibati se mu mora mape SPAM, pritegniti pozornost donatorja in ga zagnati, da odpre sporočilo. Ne pustite, da vas lahkotnost in relativno nizki stroški e-pošte oslepijo za njegove pomanjkljivosti.

  • 02

    Naj bo osebno

    Ženska, ki bere osebno zahvalo.

    Prilagodite pismo zahvale z imenom donatorja (dvakrat preverite črkovanje in nikoli ne pokličite gospe g.) Ter napišite neposredno posamezniku. Imena so mogočna.

    Kar deluje za pismo o zbiranju sredstev, deluje tudi za zahvalni dopis. Na primer, uporabite osebne zaimke, kot so "vi", "mi" in "I."

    Vključite informacije o darovalcu, na primer, kako dolgo so bili darovalci ali da ste jih uživali ob zadnjem dogodku. Morda je darovalec prejel nagrado ali dobil napredovanje. Nekaj ​​o tem dodajte svojemu pismu.

    Dober sistem evidenc darovalcev bo vaš najboljši prijatelj, ko gre za to stopnjo personalizacije. Večina sistemov, tudi poceni, ima možnost zajemanja trenutnih informacij o vaših donatorjih.

    Kdaj so nazadnje dali? So se prostovoljno javili? Kdaj je bil donator zadnjič stik z vašo organizacijo in kakšna je bila narava te interakcije?

    Če je to prvi donator, pošljite paket dobrodošlice in povabite donatorja, da se naroči na novice in objave.

    Če se zahvaljujete donatorju, upoštevajte rokopisno opombo in ne uradno pismo ali drug ustvarjalni način zahvale.

  • 03

    Koordinirajte ga s temami kampanje

    Koščki sestavljanke, ki prihajajo skupaj.

    Zahvale uskladite s pritožbo ali kampanjo, ki je prinesla donacijo.

    Ob pisanju gradiva za zbiranje sredstev pripravite predlogo za pismo zahvale. Zamislite si to kot del svojega svežnja kampanje. Če je donacija odgovor na kakšno drugo spodbudo - morda dogodek, ki ste ga uprizorili - pismo povežite s tem dogodkom.

    Vrnitev celotnega kroga k pritožbi izboljša lepljivost imena vaše organizacije v mislih donatorja. Darovalcu je to tudi pomirjujoče.

    Če se donacija odzove na določeno pritožbo po elektronski pošti, na svojem spletnem mestu oblikujte ciljno stran po donaciji, posebej za te donatorje.

    Generičnega ni več. Posebnost tega, kar je videl darovalec, ki ga je prisilil k dajanju, je nujno. Če je na primer donator pomagal žrtvam potresa, se prepričajte, da se vaša zahvala nanaša na to situacijo.

  • 04

    Uporabite zgodbe, če želite donatorje povezati z rezultati

    Fant v ogrinjalu, kot superjunak, stoji pred črno tablo z risbo gradu

    Donatorjem pomagajte pri predstavitvi, kako je bil porabljen njihov denar. Najboljši način je, da poveš zgodbo o določeni osebi, ki ji je donacija pomagala. Zgodba ni treba biti zelo dolga. Samo nekaj stavkov in uporaba imena osebe je lahko dovolj za vzbujanje empatije pri darovalcu.

    Naj bo vaš donator junak teh zgodb. To zgodbo je omogočil. Imejte seznam zgodb o dobrih stvareh, ki jih dosega vaša dobrodelna organizacija. nato s temi zgodbami nastavite kopirne bloke in jih po potrebi spustite v zahvalo.

    Če pogosto spreminjate zgodbe, bodo vaša pisma sveža in olajšala pošiljanje številnih črk, ne da bi bilo treba vsako od njih narediti povsem novo.

    Tudi če služite ljudem, ki so v občutljivih situacijah in morate zaščititi njihovo identiteto, obstajajo načini, kako pripovedovati svoje zgodbe, ne da bi pri tem ogrozili njihovo zasebnost.

  • 05

    Naj vaša pisma podpiše resnična oseba

    Oseba, ki podpiše zahvalno pismo.

    Izogibajte se digitalnemu podpisu, razen če pošiljate na tisoče pisem hkrati. Že takrat rezervirajte dopise, ki gredo donatorjem, ki dajejo pomembne donacije za izvršnega direktorja, predsednika upravnega odbora ali predsednika prostovoljnega zbiranja sredstev. Za te črke uporabite prave znamke prvega razreda.

  • 06

    Dodajte osebno, ročno napisano opombo

    Prostovoljci, ki pišejo zahvalne opombe donatorjem, sedijo okoli velike mize

    Če je primerno, prosite izvršnega direktorja ali predsednika uprave, da v pismo doda osebno noto. To je še posebej razveseljivo z dolgoletnimi donatorji, ki morda poznajo člane odbora ali člane odbora.

    Ob omembi nedavnega dogodka, ki se ga je donator udeležil, bo donator spominjal na prijetno izkušnjo in zapisu dodal pristnost. Razmislite o zabavi za pisanje beležk s prostovoljci, ki lahko napišejo opombe na pisma ali priložijo opombe z roko napisanimi sporočili.

  • 07

    Vključite ovojnico za odgovore

    Črke v stojalu, ki se glasi

    V zahvalnem pismu ne priporočam, da zaprosite za drugo donacijo. Iskreno, to ljudi odvrne bolj, kot si mislite. Vendar pa bi lahko samo vključitev obrazca za odgovor opozorila donatorja, da so prihodnje donacije dobrodošle.

    Mnogi donatorji hranijo te kuverte in jih kasneje uporabijo za darilo… ali celo takoj. Andrew Olsen iz Fundraising Fundamentals je navdušen nad vključevanjem ovojnic za odgovore v zahvalna pisma. Ugotovil je, da dobrodelne organizacije, ki uporabljajo to taktiko za nove donatorje, imajo "2. stopnje konverzije daril, ki so od 8 do 12% višje od organizacij, ki jih ne vključujejo."

  • 08

    Pismo uporabite kot davčni potrdilo

    Ponazoritev davčnega potrdila za dobrodelno donacijo

    Vaša donatorjeva zahvala je lahko tudi potrdilo. Če darovalec daje 250 ali več dolarjev, morate letno predložiti potrdilo o davku in to razkritje lahko vključite s tem dopisom.

    Zahvaljujoča pisma danes vključujejo ustrezna razkritja vsakič, ko jih darovalec da, bodisi prek spleta, s čekom ali mesečno.

    Dobra praksa je tudi, da v začetku naslednjega leta povzamete povzetek dajanja za leto, ravno v času, ko donatorji običajno pripravljajo svoje davčne napovedi. Samo zapomnite si, da prejem ni zahvala. Potrdilo mora biti manjši del pisma.

  • 09

    Povabite več sodelovanja

    Dve osebi, ki gledata v telefon

    Vedno je lepo vključiti povabilo, da obiščete svojo agencijo in si ogledate svoje delo iz prve roke.

    V današnjem svetu, kjer boste morda zbirali donacije ljudi po vsem svetu, je mogoče sodelovanje doseči prek družbenih medijev. Spodbujajte svojega donatorja, da spremlja vašo organizacijo na Facebooku in Twitterju ali kateri koli drugi družbeni mreži.

    Ker v poslanem pismu ni hiperpovezav, navedite naslov svojega spletnega mesta in se prepričajte, da so gumbi za družabne medije enostavno najti.

    Vključite izrecno povabilo, da obiščete spletno mesto in kliknite na te gumbe in se prijavite na svoje e-novice ali drugo komunikacijo. Ikone družbenih medijev so najpomembnejši elementi na spletnem mestu vaše dobrodelne organizacije.

  • Odprite roke, ko pišete zahvalno pismo

    Sasha Bell / Getty Images

    Vsi smo skimmerji. Zato večina od nas prebere zgornji del pisma in nato preskoči navzdol na P.S. Potem se bomo morda vrnili in prebrali preostanek pisma. Tržniki za neposredno pošto vedo vse o P.S. in jo vedno vključite. Včasih jih imajo več.

    Za P.S zahvalni dopis se boste morda želeli ponovno sklicevati na zgodbo, ki ste jo posredovali ("Michael in Jane sta varna in srečna zaradi vas") ali tam postaviti pomembne kontaktne podatke.

    Donatorji morajo imeti ime, telefonsko številko in e-poštni naslov nekoga v organizaciji, ki se lahko obrne na vprašanja. Storitev za stranke je prav tako pomembna za neprofitne organizacije kot za podjetja, zato dajalcu olajšajte iskanje prave osebe, če ima težavo.


  • Sorodni Članki:

    ✔ - Spoznajte različne vrste samostojnega pisanja

    ✔ - Predsednik uprave Zapposa Tony Hsieh o Strasti in filozofiji

    ✔ - Kaj je upravljanje gradbenega inženiringa?


    Pomoč? Delite To S Svojimi Prijatelji!