Avtorjev Blog O Finančnem In Poslovnem

Nasveti za upravljanje pretoka informacij o načrtovanju dogodkov

Medtem ko si vsi, ki sodelujejo pri dogodku, želijo, da bi bil uspeh, brez jasne komunikacije, obstaja možnost, da bodo podrobnosti padle skozi razpoke.


Ohranjanje več skupin na isti strani je eden največjih izzivov, ki se vsakodnevno srečujejo načrtovalci dogodkov. Medtem ko si vsi, ki sodelujejo pri dogodku, želijo, da bi bil uspeh, brez določene poti za komunikacijo, bo vedno obstajala možnost, da bodo podrobnosti padle skozi razpoke. Preprečevanju prezračevanja se je mogoče izogniti tako, da že od samega začetka vzpostaviš tok informacij. Sledite spodnjim navodilom za ohranjanje vseh strani v isti smeri.

Bodi šef

Večina dogodkov je skupno prizadevanje več različnih oddelkov, na koncu dneva pa mora biti en vodja, ki nadzira celotno proizvodnjo. Vsaka oseba v timu se mora osredotočiti na svojo posebnost in razumeti pomen svojih meja. Prepoznajte se kot glavni načrtovalec od samega začetka projekta. Sodelavcem razložite pomen pretoka informacij in ponazorite, kaj se zgodi, če protokoli niso upoštevani. Ker nihče ne želi biti odgovoren za nastanek vprašanja, prvi dan razložite pravila za notranji dialog.

Organizirajte odbore

Cilj je združiti delavce, katerih odgovornosti se bodo na nek način sekale. Na primer, marketinški oddelek mora biti v istem odboru kot ekipa za avdiovizualne programe, da se zagotovi, da so vse grafike in logotipi pravilno prikazani. Ustvarjanje skupin, ki bi seveda morale sodelovati, bo odpravilo veliko odvečnih e-poštnih sporočil, ki se običajno izgubijo med premestitvijo. Izberite en stik iz vsakega odbora, da vam bomo poročali o zadnjih dogodkih.

Roki

Razpoložitev rokov daleč vnaprej bo zmanjšala raven stresa za vse, ki sodelujejo. Vrednost rokov lahko okrepite tako, da ustvarite časovni načrt, ki prikazuje, kako se bo delo vsakega odbora uporabilo za združitev vsega skupaj. Zaposleni se na splošno bolje odzovejo, ko vedo, da na odziv čaka drug oddelek. Z deljenjem teh informacij je postopek pregleden in poudarjena odgovornost brez uporabe negativnih ukrepov.

Obveščajte vodje

Ena največjih napak, ki jo lahko naredite, je, da delate zakulisno, dokler niste pripravljeni predstaviti idej svojim izvršnim vodjem. Redko, če sploh, boste stopili v njihovo pisarno in odšli, ne da bi morali spremeniti kakšen vidik svojega dogodka. Prihranite si to težavo s proaktivnim srečevanjem z njimi v rednih presledkih med postopkom načrtovanja. V sredini projekta je veliko lažje narediti spremembe v nasprotju s kroženjem na koncu.

Obrnite se na prodajalca

Druga na videz nedolžna napaka, ki se lahko zgodi, je sekundarna komunikacija s prodajalci. To se zgodi, ko sodelavec prevzame pobudo, da se obrne neposredno na prodajalca, da bi delil podrobnosti o načrtovanju, ki se jih ne zavedate. Rezultat teh stranskih pogovorov lahko močno vpliva na to, kako se dogodek združi. Edini način, da to preprečite, je, da prodajalcu omejite sprejemanje naročil drugih zaposlenih. Morda se vam zdi, da sprva zveni ostro, vendar boste veliko lažje zaspali, če veste, da vse informacije tečejo skozi vas.

Proaktivne posodobitve

Če ste glavni načrtovalec dogodka, morate deliti toliko informacij, kot jih prejmete. Hranite dokument glavnega načrtovanja, ki opisuje podrobnosti dogodka, in pošiljajte tedenske posodobitve vsem članom odbora. Naj bodo vaše komunikacije kratke in natančne. Želite, da vsi berejo opombe v vaših tedenskih posodobitvah e-pošte, če pa se boste neprestano spotikali, boste hitro izgubili njihovo pozornost.

Za upravljanje pretoka informacij o vaših dogodkih so potrebni enaki postopki kot medresorska komunikacija. Vsi se zavedajte svojih odgovornosti in delite pomembne posodobitve z vsemi udeleženimi strankami. Kritična razlika je v tem, da ste generalni direktor projekta. Vaša vloga je, da upravljate z vsemi podrobnostmi, ki jih dobite, in jih prevedete v skupno vizijo, ki ustreza potrebam vsakega oddelka. Temelj uspeha je zagotoviti, da vse informacije tečejo v isto smer.


Sorodni Članki:

✔ - Boj za 15 USD minimalne plače

✔ - Prednosti dronov (UAV) s pametnimi senzorji

✔ - Pisanje učinkovitih glasil za odvetniške družbe


Pomoč? Delite To S Svojimi Prijatelji!