Avtorjev Blog O Finančnem In Poslovnem

Pisanje pisnih vabilnih pisem in gradiva

Navodila za pisanje uradnih pisem povabil in gradiv na različne prireditve, vključno s spodbujevalnimi potovanji, sestanki, konferencami in še več.


Pričakovano je, da bodo načrtovalci dogodkov in srečanj prispevali k pisanju vabil in gradiv za sestanke, spodbujevalna potovanja in druge programe, ki jih organizirajo. Čeprav se to ne bi zdelo preobremenjujoče opravilo, je pomembno, da sledite določenim korakom, da sledite pravilnemu etiketu povabil in se izogibate pomembnim podrobnostim za svoje goste.

Takole:

  1. Ustvari temo dogodka. Preden napišete uradna pisma in gradiva za vabila, morajo načrtovalci zagotoviti, da imajo zanimivo programsko temo. Naslednja vprašanja bodo pomagala začeti proces možganskih napadov: Ali gre za izobraževalno konferenco, seminar ali spodbujevalno potovanje? Kje se zadržuje? Kaj je edinstvenega v tej destinaciji ali kraju? Kakšen je okvirni razpored dogodka? Kakšni so nekateri cilji programa? Zakaj bi se udeleženec želel udeležiti? Ta vprašanja bodo pomagala vzpostaviti veliko temo.

  1. Ustvari elektronsko vabilo. Številna uradna povabilna pisma in gradiva za večje dogodke so zdaj v sistemih za spletno registracijo zaradi logistike procesa RSVP: črkovanje imen, kontaktnih podatkov, prehranskih potreb, dostopa do invalidnosti, prevoznih potreb, podrobnosti o programu, informacij o dejavnostih in še več. Opomba: Manj zapleteni dogodki lahko uporabijo eno spletno stran ali sliko grafičnega oblikovanja, poslano po e-pošti, za prenos podrobnosti o dogodkih in stikih RSVP.
  2. Ustvari tiskano povabilo. Glede na naravo vašega programa ali dogodka lahko etiketa vabila predlaga, da napišete uradna pisma s povabili in opombe, da bodo vaši gostje vedeli, da resnično cenite njihovo prisotnost. To je drugače kot gradivo za dogodke. Namesto tega razmislite o preprosti vabilni kartici, ki bo vašemu gostu zagotovila dragocene informacije, vključno z gostiteljem in njegovim / njenim naslovom, celo temo, datumi in / ali urami in stikom RSVP.

  1. Pisanje uradnih vabil na dogodek. Kot del elektronskega vabila morate predstaviti informacije o programu in dogodku na visoki ravni. Če je na primer spodbujevalno potovanje ali večdnevna konferenca, boste želeli vključiti destinacijo, glavni kraj hotela / konference, glavno temo, govornike (vključno z biosom), urnik, dejavnosti, logistiko in podatke o registraciji. Pisma in gradiva v povabilu morajo gostom dati razlog za udeležbo in vsebovati tudi poziv k dejanju.
  2. Etiketa vabila se začne s pregledom cilja / kraja. Ko pišete uradna pisma in gradiva za povabila, vedno predvidevajte, da nihče ni bil na lokaciji, kjer gostite program. Zato napišite kratek pregled cilja in / ali kraja, kjer se program odvija. Če načrtujete večdnevni dogodek, hranite te podatke na najvišji možni ravni, vendar poskrbite, da bo na voljo dovolj informacij z edinstvenim vpogledom v kraj in zakaj bi tam vlagali svoj čas z vami.

  1. Etiketa vabila zahteva urnik prireditev. Če načrtujete večdnevni dogodek, kot je spodbujevalni program, morajo vabila vsebovati čim več podrobnosti. To pomeni, da bi moralo vaše povabilo določiti načine prihoda in čase, ko se bo pričakovalo udeležba, čas poslovnih srečanj in dejavnosti (in izbire dejavnosti), informacije o obrokih in informacije o odhodu.
  2. Etiket vabila zahteva opise dejavnosti. Ko pišete uradna pisma in gradiva za povabila, podajte pregled različnih dejavnosti, s katerimi lahko gostje lažje ugotovijo, kaj ustreza njihovim interesom. Je vaš golf program poldnevni ali celodnevni dogodek? Kakšen je "razred" rečnih brzic? Kakšna je nadmorska višina, na kateri prirejate dogodek, in kako visok bo program gorskega kolesarjenja? Kakšna je dolžina časa do pouka slikanja in česa se bodo naučili?

  1. Etiket vabila zahteva informacije o logistiki sestankov. Še enkrat, ob predpostavki, da gostite večdnevni program, je treba gostom zagotoviti podrobnosti o vsaki od naslednjih postavk:
      1. Rezervacije letov
      2. Prijava dogodka
      3. Rezervacije sob
      4. Letališki transferji
      5. Dress code
      6. Vreme
      7. Postopki prijave
      8. Nepovratni predmeti
      9. Stiki gostiteljskega osebja
  2. Izdelajte končni program dogodka. To bo videti drugače kot začetno vabilo, vendar ga je treba povabljenim posredovati ob prihodu ali tik pred udeležbo na dogodku. Vključevati bi moral uro za uro (fino je kombinirati ure) pregled, kaj je načrtovano za vsako lokacijo. Če imate naenkrat načrtovanih več učnih poti, je koristno, da jih v skupinah orisujete, tako da udeleženci vedo, katere teme so na sporedu.

  1. Ustvari pismo dobrodošlice za dogodek. Številni načrtovalci se spopadajo s tem, katere informacije bi morale ali ne smejo vsebovati v pozdravnih pismih. Pozdravljeno sporočilo naj bo preprosto in naj gostje vedo, da ga cenijo. Etiketa vabila kaže, da mora pismo podpisati uradni gostitelj prireditve.
    1. Eden izmed najbolj spregledanih predmetov vabila na dogodek je obvestilo o odhodu. V okviru pisma dobrodošlice in morebitnih daril za prihod je pomembno, da pripnete podrobnosti o tem, kako se bodo odpravili gostje.
  2. Ustvari menijske kartice. Ne glede na to, ali načrtujete zajtrk, kosilo ali večerjo, gostje vedno cenijo menijske kartice, ki opisujejo vsak potek obroka. Omogoča jim nekaj, o čemer se lahko pogovarjajo, in omogoča, da uslužbenci na čakanju sprejmejo naročila gostov, kar vodi urnik. Opomba: Če med obrokom načrtujete posebno presenečenje, na primer tematsko sladico ali edinstveno zabavo, je koristno, da te elemente ne pustite na menijski kartici.

  1. Ustvarite zahvalne voščilnice. Ne glede na to, ali gre za darilo ob prihodu ali za blazino, bi moralo vsako darilo imeti svojo kartico. To je priložnost za okrepitev sporočil "hvala" in vaše goste počutijo posebno posebne. Koristno je vključiti besedila in sporočila, ki odražajo temo samega dogodka.
  2. Ustvari posamezna obvestila o odhodih. Dan pred odhodom pošljite obvestila sobam za goste, ki jih opominjajo, kdaj bodo odšli, vključno s številko leta in uro odhoda. Omogoča možnost odprave morebitnih napak v zadnjem trenutku, ki so bile morda spregledane med načrtovanjem logistike.

Nasveti:

  1. Prepričajte se, da imate odličnega grafičnega oblikovalca in postopek spletne registracije. Še vedno je izziv, da obstajajo številni različni sistemi za spletno registracijo dogodkov, ki pa zahtevajo veliko prilagajanja ali pa se uporaba sistemov drugih proizvajalcev še vedno šteje za nekoliko drage na osnovi povabila. Zato se mnogi načrtovalci še vedno zanašajo na svoje domače orodje in vire.
  2. Poiščite si odlično trgovino s pisarniškim materialom. Čeprav se organizacije gibljejo k elektronski komunikaciji, to še vedno ne nadomesti vpliva tiskanih vabil in gradiva za dogodke. Poiščite pisalne potrebščine, ki bodo dopolnile vašo temo dogodka, in spremenite sloge papirja in velikosti, da ustvarite več zanimanja in drame. Vaši gostje bodo opazili trud.

  1. Ustvarite predlogo in od tam ponovite. Načrtovalci morajo ustvariti predloge vabilnih pisem in gradiva ter preprosto posodabljati nove dogodke iz predlog predhodnih programov in dogodkov. Seveda je treba izbrati in uporabiti nove pisalne potrebščine, grafiko, besedilo itd., Zato je vsakič treba določiti veliko prilagoditve.


Sorodni Članki:

✔ - Zaščita pred različnimi pogoji na mestu

✔ - Priročnik za zaposlitev pri zbiranju sredstev

✔ - Kaj morajo restavratorji vedeti o virtualnih restavracijah


Pomoč? Delite To S Svojimi Prijatelji!